Cách gửi mật khẩu an toàn qua Outlook

Nút Mã hóa trong Outlook làm được gì cho mật khẩu

Outlook cho Microsoft 365 có tùy chọn Mã hóa trong tab Tùy chọn. Tùy chọn này dùng Microsoft 365 Message Encryption, có thể chặn cả việc chuyển tiếp, và hoạt động tốt nhất khi người nhận cũng dùng Microsoft 365. Người nhận dùng dịch vụ khác phải đọc thư qua một cổng web sau khi đăng nhập hoặc nhập mã dùng một lần. Outlook cũng dùng được S/MIME khi cả hai bên có chứng chỉ. Dù theo cách nào, mật khẩu vẫn nằm trong hộp thư chừng nào thư còn tồn tại, và ai sau này đăng nhập được vào tài khoản của người nhận cũng đọc được.

Gửi mật khẩu trong Outlook bằng liên kết dùng một lần

Liên kết dùng một lần tránh được tất cả những điều đó. Email gửi từ Outlook chỉ chứa một URL, không có gì nhạy cảm. Mật khẩu được mã hóa trên thiết bị của bạn bằng AES-GCM-256, khóa mã hóa nằm ở phần sau dấu # của liên kết, và lần mở đầu tiên của người nhận hủy bản lưu. Người nhận dùng Gmail, máy chủ công ty hay điện thoại đều được: trình duyệt nào cũng mở được, không cần cổng web, không cần mã.

Cách này cũng dùng được trong ứng dụng Outlook trên điện thoại, vì liên kết chỉ là văn bản thường mà bạn dán vào thư.

Kết hợp mã hóa email trong Outlook với liên kết dùng một lần khi quy định yêu cầu

Một số tổ chức yêu cầu mọi email gửi ra ngoài phải được mã hóa. Khi đó, hãy dùng tùy chọn Mã hóa của Outlook theo đúng quy định và vẫn đặt mật khẩu vào liên kết dùng một lần. Như vậy, nếu sau này thư lọt vào tay người khác, trong thư chỉ còn một liên kết đã bị hủy chứ không phải thông tin đăng nhập còn dùng được. Để xem tổng quan về các nhà cung cấp email, đọc cách gửi mật khẩu qua email an toàn.