Ένα agency με οκτώ πελάτες έχει οκτώ μάρκες, οκτώ domain, οκτώ σειρές συνδέσμων καμπανιών και τουλάχιστον δεκαέξι άτομα που χρειάζονται διαφορετικό επίπεδο πρόσβασης. Αν όλα αυτά τρέχουν σε έναν κοινό λογαριασμό συντόμευσης συνδέσμων, το πρώτο λάθος είναι θέμα χρόνου: ένας σύνδεσμος πελάτη που τον αλλάζει ο λάθος account manager, μια αναφορά που δείχνει την καμπάνια άλλου πελάτη, ένα domain που λήγει επειδή κανείς δεν ήξερε σε ποιον ανήκει.
Για να διαχειρίζεστε συνδέσμους με δικό τους domain σε πολλούς λογαριασμούς πελατών, χρειάζεστε απομόνωση εξ ορισμού, ένα domain ανά πελάτη που ανήκει στον ίδιο τον πελάτη, ρόλους που κρατούν χωριστά την πρόσβαση του agency και του πελάτη, και μια λίστα ελέγχου για τις δύο στιγμές που στραβώνουν συχνότερα: την έναρξη και τη λήξη της συνεργασίας.
Ένας χώρος εργασίας ανά πελάτη, με απομόνωση εκ σχεδιασμού
Η απόφαση για τη δομή είναι αυτή που προλαμβάνει όλα τα υπόλοιπα προβλήματα. Κάθε πελάτης παίρνει τον δικό του χώρο εργασίας: δικούς του συνδέσμους, domain, στατιστικά, μέλη ομάδας και μυστικούς συνδέσμους, αόρατα για κάθε άλλο πελάτη. Το agency τα βλέπει όλα από έναν πίνακα ελέγχου.
Στο LinkPilot, αυτή τη δομή τη δίνουν τα πακέτα Agency. Το πακέτο Agency, στα 299 $ τον μήνα, καλύπτει έως 25 απομονωμένους χώρους εργασίας πελατών και 10 θέσεις για το agency σε έναν λογαριασμό χρέωσης, και τα μεγαλύτερα πακέτα αυξάνουν και τα δύο. Κάθε χώρος εργασίας είναι ξεχωριστός tenant, και ο διαχωρισμός επιβάλλεται στο επίπεδο της βάσης δεδομένων με row-level security, οπότε η απομόνωση δεν εξαρτάται από το αν θα θυμηθεί κάποιος να βάλει φίλτρο. Η ταυτότητα του agency (λογότυπο, χρώματα, δικά του domain) εφαρμόζεται σε όλους τους χώρους εργασίας στον πίνακα ελέγχου και στις σελίδες αναφορών που μοιράζεστε, έτσι ό,τι βλέπει ο πελάτης φέρει την ταυτότητα του agency και όχι του εργαλείου.
Αν η πλατφόρμα σας προσφέρει μόνο έναν λογαριασμό με φακέλους, η απομόνωση είναι απλώς άγραφος κανόνας, και οι άγραφοι κανόνες καταρρέουν στον όγδοο πελάτη.
Ένα domain ανά πελάτη, που ανήκει στον πελάτη
Οι σύνδεσμοι κάθε πελάτη πρέπει να βρίσκονται στο δικό του domain, συνήθως σε ένα subdomain: go.client.com, link.client.com. Δύο κανόνες το κάνουν να λειτουργεί μακροπρόθεσμα:
- Ο πελάτης καταχωρίζει και ελέγχει το domain. Το agency το ρυθμίζει, ο πελάτης το κατέχει. Όταν τελειώσει η συνεργασία, το domain και κάθε σύνδεσμος πάνω του μένουν στον πελάτη, και τίποτα τυπωμένο δεν σταματά να λειτουργεί.
- Καταγράψτε τα στοιχεία. Registrar, ημερομηνία ανανέωσης, ποιος έχει πρόσβαση στο DNS, ο προορισμός του CNAME, ημερομηνία επαλήθευσης, εναλλακτικός προορισμός όταν κάποιος ανοίγει σκέτο το domain χωρίς κατάληξη συνδέσμου, και ένα ονομαστικό πρόσωπο επικοινωνίας από κάθε πλευρά. Γράψτε τα στις σημειώσεις του χώρου εργασίας του πελάτη και στο CRM σας.
Η ρύθμιση είναι ίδια για όλους: προσθέστε το domain στον χώρο εργασίας του πελάτη, δώστε την εγγραφή CNAME στο τμήμα IT του πελάτη, περιμένετε την επαλήθευση και το αυτόματο πιστοποιητικό TLS, και δοκιμάστε έναν σύνδεσμο σε κινητό πριν ενεργοποιηθεί οτιδήποτε.
Ρόλοι που χωρίζουν agency, πελάτη και εξωτερικό συνεργάτη
Οι πέντε ρόλοι του LinkPilot («owner», «admin», «editor», «member», «viewer») καλύπτουν τη συνηθισμένη διάταξη:
| Άτομο | Ρόλος στον χώρο εργασίας του πελάτη | Γιατί |
|---|---|---|
| Υπεύθυνος λογαριασμού στο agency | «admin» | Διαχειρίζεται μέλη, domain και ρυθμίσεις |
| Ομάδα καμπανιών του agency | «editor» | Δημιουργεί και επεξεργάζεται συνδέσμους, δεν αλλάζει domain ή μέλη |
| Freelancer ή εξωτερικός συνεργάτης | «member», για περιορισμένο διάστημα | Δημιουργεί συνδέσμους μόνο για το δικό του παραδοτέο |
| Υπεύθυνος marketing του πελάτη | «viewer» | Βλέπει συνδέσμους και αναφορές, δεν αλλάζει προορισμούς |
| Τμήμα IT του πελάτη | Κανένας ή «viewer» | Χειρίζεται το DNS εκτός εργαλείου |
Απαιτήστε ισχυρό έλεγχο ταυτότητας σε κάθε θέση του agency, γιατί ένα domain πελάτη που ανακατευθύνει σε λάθος σελίδα είναι περιστατικό για τον πελάτη με το δικό σας όνομα πάνω του. Ελέγχετε τις προσβάσεις σε κάθε αλλαγή προσώπων επικοινωνίας, από οποιαδήποτε πλευρά.
Ένας κανόνας ονοματοδοσίας για όλους τους πελάτες
Οι χώροι εργασίας των πελατών είναι απομονωμένοι, αλλά η ομάδα του agency μετακινείται από τον έναν στον άλλον. Με έναν κοινό κανόνα ονοματοδοσίας, όλοι βρίσκουν αμέσως τον δρόμο τους:
<campaign>-<channel>-<placement>
spring-sale-email-hero
spring-sale-meta-carousel
spring-sale-print-poster
Βάλτε σε κάθε σύνδεσμο ετικέτες καμπάνιας και καναλιού, κρατήστε το όνομα της καμπάνιας ίδιο στο utm_campaign, και ορίστε μία φορά τις προεπιλεγμένες τιμές πηγής UTM του πελάτη. Ο οδηγός για τον πίνακα ελέγχου δίνει τη δομή. Ισχύει για κάθε χώρο εργασίας χωριστά.
Κρατήστε τους συνδέσμους υγιείς σε όλους τους χώρους εργασίας
- Μηνιαίος έλεγχος ανακατευθύνσεων σε όλους τους ενεργούς συνδέσμους κάθε πελάτη με τον έλεγχο ανακατευθύνσεων: χαλασμένοι προορισμοί, αλυσίδες, παράμετροι που χάνονται.
- Εναλλακτικοί προορισμοί, όχι σφάλματα. Οι σύνδεσμοι καμπανιών που έληξαν δείχνουν στην αρχική σελίδα του πελάτη ή σε μια τρέχουσα προσφορά και αρχειοθετούνται, ώστε να μένει το ιστορικό. Οι τυπωμένοι σύνδεσμοι δεν βγάζουν ποτέ σελίδα σφάλματος.
- Αλλάζετε προορισμούς, όχι συνδέσμους. Όταν μετακινείται η σελίδα προορισμού ενός πελάτη, αλλάξτε τον προορισμό στον χώρο εργασίας. Το URL στο φυλλάδιο συνεχίζει να λειτουργεί.
- Ημερολόγιο ανανεώσεων για κάθε domain πελάτη, που το τηρεί ο υπεύθυνος λογαριασμού, με σημειωμένη την επαφή του πελάτη στον registrar.
- Αναφορές ανά πελάτη. Τα στατιστικά κάθε χώρου εργασίας αφορούν ήδη μόνο αυτόν τον πελάτη. Εξαγάγετέ τα ή δημοσιεύστε μια σελίδα αναφοράς με την ταυτότητα του agency για τη μηνιαία ανασκόπηση.
Έναρξη συνεργασίας με νέο πελάτη
- Συγκεντρώστε τα στοιχεία της μάρκας, το domain που θα χρησιμοποιήσει ο πελάτης, την επαφή για το DNS, τους προεπιλεγμένους προορισμούς και το ημερολόγιο καμπανιών.
- Δημιουργήστε τον χώρο εργασίας, εφαρμόστε το σετ ταυτότητας της μάρκας (brand kit), προσκαλέστε τον υπεύθυνο λογαριασμού ως «admin» και την επαφή του πελάτη ως «viewer».
- Προσθέστε το domain, στείλτε το CNAME στο τμήμα IT του πελάτη, επαληθεύστε, δοκιμάστε.
- Καταγράψτε τα στοιχεία του domain και τον κανόνα ονοματοδοσίας στις σημειώσεις του χώρου εργασίας.
- Φτιάξτε μαζί, σε μια κλήση, τους συνδέσμους της πρώτης καμπάνιας, ώστε ο πελάτης να δει πώς λειτουργούν οι προορισμοί, οι ετικέτες και οι αναφορές.
- Αν ο πελάτης έρχεται από άλλο εργαλείο, εξαγάγετε τους συνδέσμους του σε CSV, εισαγάγετέ τους στον χώρο εργασίας και μετά στρέψτε το domain του στη νέα πλατφόρμα. Οι παλιοί σύνδεσμοι συνεχίζουν να λειτουργούν και εκεί.
Λήξη συνεργασίας χωρίς να χαλάσει τίποτα
- Εξαγάγετε τους συνδέσμους και τα στατιστικά του πελάτη.
- Παραδώστε τον χώρο εργασίας στον πελάτη ή μεταβιβάστε την κυριότητα των συνδέσμων, ώστε να μη σταματήσει να λειτουργεί τίποτα από όσα έχει τυπώσει.
- Αφαιρέστε τις θέσεις του agency από αυτόν τον χώρο εργασίας και αλλάξτε κάθε διαπιστευτήριο που μοιραστήκατε κατά τη συνεργασία. Ό,τι πρέπει να επιστραφεί, στείλτε το με σύνδεσμο μίας χρήσης.
- Επιβεβαιώστε γραπτώς ότι ο πελάτης ελέγχει το DNS του domain του.
- Αρχειοθετήστε τον χώρο εργασίας από τη δική σας πλευρά και κλείστε τις καταχωρίσεις του στο ημερολόγιο ανανεώσεων.
Ένας πελάτης που φεύγει με συνδέσμους που λειτουργούν, το δικό του domain και μια καθαρή εξαγωγή είναι πελάτης που θα σας συστήσει σε άλλους. Η δομή που περιγράψαμε κάνει αυτό το αποτέλεσμα τον κανόνα, αντί για τρέξιμο της τελευταίας στιγμής.