कई क्लाइंट अकाउंट में ब्रांडेड URL कैसे मैनेज करें

आठ क्लाइंट वाली एजेंसी के पास आठ ब्रांड, आठ डोमेन, कैंपेन लिंक के आठ सेट और कम से कम सोलह ऐसे लोग होते हैं जिन्हें अलग-अलग स्तर की एक्सेस चाहिए। यह सब एक ही साझा शॉर्टनर अकाउंट में चलाएं, तो पहली गलती बस वक्त की बात है: किसी क्लाइंट का लिंक गलत अकाउंट मैनेजर बदल देता है, किसी रिपोर्ट में दूसरे क्लाइंट का कैंपेन दिख जाता है, या कोई डोमेन इसलिए एक्सपायर हो जाता है क्योंकि किसी को पता ही नहीं था कि उसका मालिक कौन है।

कई क्लाइंट अकाउंट में ब्रांडेड URL, यानी क्लाइंट के अपने डोमेन वाले शॉर्ट लिंक, मैनेज करने के लिए चार चीज़ें चाहिए: हर क्लाइंट का डेटा शुरू से अलग रहे, हर क्लाइंट का अपना डोमेन हो जिसका मालिक वही क्लाइंट हो, ऐसे रोल हों जो एजेंसी और क्लाइंट की एक्सेस अलग रखें, और उन दो मौकों के लिए एक चेकलिस्ट हो जब सबसे ज़्यादा गड़बड़ होती है: ऑनबोर्डिंग और ऑफ़बोर्डिंग।

हर क्लाइंट के लिए एक वर्कस्पेस, शुरू से ही अलग

ढांचे का यही एक फ़ैसला बाकी गलतियों को रोकता है। हर क्लाइंट को अपना वर्कस्पेस मिलता है: अपने लिंक, डोमेन, एनालिटिक्स, टीम के सदस्य और सीक्रेट लिंक, जो किसी दूसरे क्लाइंट को नहीं दिखते। एजेंसी इन सबको एक ही डैशबोर्ड से देखती है।

LinkPilot में यह ढांचा Agency प्लान देते हैं। $299 प्रति माह वाले Agency प्लान में एक ही बिल पर 25 तक अलग-अलग क्लाइंट वर्कस्पेस और 10 एजेंसी सीटें मिलती हैं, और बड़े टियर दोनों को बढ़ाते हैं। हर वर्कस्पेस एक अलग टेनेंट है, जिसे डेटाबेस के स्तर पर row-level security से लागू किया जाता है। इसलिए अलगाव इस पर निर्भर नहीं करता कि किसी को फ़िल्टर लगाना याद रहे। एजेंसी की ब्रांडिंग (लोगो, रंग, ब्रांडेड डोमेन) डैशबोर्ड और शेयर किए गए रिपोर्ट पेजों पर सभी वर्कस्पेस में लागू होती है, इसलिए क्लाइंट को जो भी दिखता है वह एजेंसी का लगता है, टूल का नहीं।

अगर आपका प्लेटफ़ॉर्म फ़ोल्डर वाला सिर्फ़ एक अकाउंट देता है, तो अलगाव बस एक आपसी नियम है, जिसे सबको याद रखना पड़ता है, और ऐसे नियम आठवें क्लाइंट तक पहुंचते-पहुंचते टूट जाते हैं।

हर क्लाइंट का अपना डोमेन, जिसका मालिक क्लाइंट हो

हर क्लाइंट के लिंक उसी क्लाइंट के डोमेन पर होने चाहिए, आमतौर पर किसी सबडोमेन पर: go.client.com, link.client.com। लंबे समय तक यह व्यवस्था दो नियमों से चलती है:

• डोमेन क्लाइंट रजिस्टर करे और उसी के नियंत्रण में रहे। एजेंसी उसे कॉन्फ़िगर करती है, मालिक क्लाइंट होता है। काम खत्म होने पर डोमेन और उस पर बना हर लिंक क्लाइंट के पास रहता है, और छपी हुई कोई चीज़ नहीं टूटती।
• तथ्य दर्ज करें। रजिस्ट्रार, रिन्यूअल की तारीख, DNS एक्सेस किसके पास है, CNAME टारगेट, वेरिफ़िकेशन की तारीख, खाली डोमेन के लिए फ़ॉलबैक डेस्टिनेशन, और दोनों तरफ़ से एक-एक तय संपर्क व्यक्ति। यह सब क्लाइंट के वर्कस्पेस नोट्स और अपने CRM में लिखें।

हर डोमेन का सेटअप एक जैसा है: क्लाइंट के वर्कस्पेस में डोमेन जोड़ें, क्लाइंट की IT टीम को CNAME रिकॉर्ड दें, वेरिफ़िकेशन और अपने आप मिलने वाले TLS सर्टिफ़िकेट का इंतज़ार करें, और कुछ भी लाइव होने से पहले फ़ोन पर एक लिंक खोलकर जांच लें।

एजेंसी, क्लाइंट और कॉन्ट्रैक्टर को अलग रखने वाले रोल

LinkPilot के पांच रोल (“owner” यानी मालिक, “admin”, “editor”, “member”, “viewer”) आम व्यवस्था के लिए काफ़ी हैं:

हर एजेंसी सीट पर मज़बूत ऑथेंटिकेशन ज़रूरी करें, क्योंकि किसी क्लाइंट का ब्रांडेड डोमेन गलत पेज पर भेजे, तो वह क्लाइंट की घटना होती है और उस पर आपका नाम होता है। दोनों में से किसी भी तरफ़ संपर्क व्यक्ति बदले, तो एक्सेस की समीक्षा करें।

सभी क्लाइंट के लिए नाम रखने का एक नियम

क्लाइंट वर्कस्पेस अलग-अलग हैं, लेकिन एजेंसी की टीम इनके बीच आती-जाती रहती है। एक ही नियम से सब लोग हर वर्कस्पेस में सहज रहते हैं:

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हर लिंक पर कैंपेन और चैनल का टैग लगाएं, utm_campaign में कैंपेन का वही टोकन रखें, और क्लाइंट की डिफ़ॉल्ट UTM source वैल्यू एक बार सेट कर दें। डैशबोर्ड वाली गाइड में यह ढांचा दिया गया है, और यह हर वर्कस्पेस पर अलग से लागू होता है।

सभी वर्कस्पेस में लिंक ठीक हालत में रखें

• हर महीने रीडायरेक्ट की जांच हर क्लाइंट के लाइव लिंक पर रीडायरेक्ट चेकर से करें: टूटे डेस्टिनेशन, रीडायरेक्ट की चेन, हटे हुए पैरामीटर।
• एरर नहीं, फ़ॉलबैक। एक्सपायर हुए कैंपेन लिंक क्लाइंट के होमपेज या किसी मौजूदा ऑफ़र पर जाते हैं और आर्काइव कर दिए जाते हैं, ताकि उनका इतिहास बना रहे। छपे हुए लिंक कभी एरर पेज नहीं दिखाते।
• लिंक नहीं, डेस्टिनेशन बदलें। क्लाइंट का लैंडिंग पेज कहीं और चला जाए, तो वर्कस्पेस में डेस्टिनेशन बदल दें। ब्रोशर में छपा URL काम करता रहता है।
• रिन्यूअल कैलेंडर हर क्लाइंट डोमेन के लिए, जिसकी ज़िम्मेदारी अकाउंट लीड की हो और जिसमें क्लाइंट के रजिस्ट्रार का संपर्क लिखा हो।
• हर क्लाइंट की अलग रिपोर्ट। हर वर्कस्पेस का एनालिटिक्स पहले से सिर्फ़ उसी क्लाइंट का होता है। हर महीने की समीक्षा के लिए उसे एक्सपोर्ट करें, या एजेंसी की ब्रांडिंग वाला शेयर करने लायक रिपोर्ट पेज पब्लिश करें।

नए क्लाइंट की ऑनबोर्डिंग

1. ब्रांडिंग, क्लाइंट जिस डोमेन का इस्तेमाल करेगा, DNS का संपर्क व्यक्ति, डिफ़ॉल्ट डेस्टिनेशन और कैंपेन कैलेंडर जुटाएं।
2. वर्कस्पेस बनाएं, ब्रांड किट लागू करें, अकाउंट लीड को “admin” और क्लाइंट के संपर्क व्यक्ति को “viewer” के तौर पर इनवाइट करें।
3. डोमेन जोड़ें, CNAME क्लाइंट की IT टीम को भेजें, वेरिफ़ाई करें, जांचें।
4. डोमेन से जुड़े तथ्य और नाम रखने का नियम वर्कस्पेस नोट्स में लिखें।
5. पहले कैंपेन के लिंक एक कॉल पर साथ बैठकर बनाएं, ताकि क्लाइंट देख सके कि डेस्टिनेशन, टैग और रिपोर्ट कैसे काम करते हैं।
6. अगर क्लाइंट किसी दूसरे टूल से आ रहा है, तो उसके लिंक CSV में एक्सपोर्ट करके वर्कस्पेस में इंपोर्ट करें, फिर ब्रांडेड डोमेन को नए प्लेटफ़ॉर्म की ओर मोड़ दें। पुराने लिंक नए प्लेटफ़ॉर्म पर भी काम करते रहते हैं।

कुछ भी तोड़े बिना ऑफ़बोर्डिंग

1. क्लाइंट के लिंक और एनालिटिक्स एक्सपोर्ट करें।
2. वर्कस्पेस क्लाइंट को सौंप दें, या लिंक का मालिकाना हक ट्रांसफ़र करें, ताकि क्लाइंट ने जो भी छपवाया है वह बेकार न हो जाए।
3. उस वर्कस्पेस से एजेंसी की सीटें हटाएं और काम के दौरान शेयर की गई हर लॉगिन की जानकारी बदल दें। जो कुछ भी वापस सौंपना हो, उसके लिए वन-टाइम सीक्रेट लिंक का इस्तेमाल करें।
4. लिखित में पक्का कर लें कि क्लाइंट के डोमेन का DNS क्लाइंट के ही नियंत्रण में है।
5. अपनी तरफ़ वर्कस्पेस आर्काइव करें और रिन्यूअल कैलेंडर की एंट्री बंद कर दें।

जो क्लाइंट काम करते लिंक, अपने डोमेन और साफ़-सुथरे एक्सपोर्ट के साथ विदा होता है, वह आगे आपका नाम दूसरों को सुझाता है। ऊपर बताया गया ढांचा इसी नतीजे को आम बना देता है, ताकि आखिरी समय में भागदौड़ न करनी पड़े।

आगे पढ़ें

• क्लाइंट कैंपेन के लिए अपने डोमेन वाले शॉर्ट लिंक कैसे इस्तेमाल करें
• एक डैशबोर्ड में कैंपेन लिंक कैसे मैनेज और व्यवस्थित करें
• क्लाइंट ऑनबोर्डिंग के लिए लॉगिन की जानकारी एक बार के लिए शेयर करना
• 30 सेकंड का रीडायरेक्ट ऑडिट, जो हर मार्केटर को हर महीने करना चाहिए