Agentura s osmi klienty má osm značek, osm domén, osm sad kampaňových odkazů a nejméně šestnáct lidí, kteří potřebují různou úroveň přístupu. Když to všechno běží v jednom sdíleném účtu zkracovače odkazů, první chyba je jen otázkou času: odkaz klienta upraví nesprávný account manažer, v reportu se objeví kampaň jiného klienta, doména vyprší, protože nikdo nevěděl, kdo ji vlastní.
Pokud chcete spravovat odkazy s vlastní doménou pro více klientů, potřebujete oddělení klientů jako výchozí stav, pro každého klienta doménu, kterou vlastní on sám, role, které od sebe oddělí přístup agentury a klienta, a kontrolní seznam pro dvě chvíle, kdy se nejčastěji něco pokazí: nástup klienta a jeho odchod.
Pro každého klienta jeden pracovní prostor, oddělený už z principu
Toto rozhodnutí o struktuře předejde většině dalších problémů. Každý klient dostane vlastní pracovní prostor: vlastní odkazy, domény, statistiky, členy týmu a tajné odkazy, které žádný jiný klient nevidí. Agentura vidí všechny z jednoho řídicího panelu.
V LinkPilotu tuto strukturu dávají tarify Agency. Tarif Agency za 299 $ měsíčně pokrývá až 25 oddělených klientských pracovních prostorů a 10 míst pro lidi z agentury na jedné faktuře, vyšší úrovně rozšiřují obojí. Každý pracovní prostor je samostatný tenant, jehož oddělení vynucuje databázová vrstva pomocí zabezpečení na úrovni řádků (row-level security). Oddělení tedy nezávisí na tom, jestli si někdo vzpomene nastavit filtr. Branding agentury (logo, barevná paleta, vlastní domény) se v řídicím panelu a na sdílených stránkách reportů uplatní ve všech pracovních prostorech, takže výstupy pro klienty vypadají jako práce agentury, ne jako výstup nástroje.
Pokud vaše platforma nabízí jen jeden účet se složkami, oddělení klientů stojí jen na dohodě, a dohody u osmého klienta selžou.
Pro každého klienta doména, kterou vlastní klient
Odkazy každého klienta by měly vést přes jeho vlastní doménu, obvykle
subdoménu: go.client.com, link.client.com. Aby to fungovalo
dlouhodobě, platí dvě pravidla:
- Doménu registruje a spravuje klient. Agentura ji nastaví, klient ji vlastní. Když spolupráce skončí, doména i všechny odkazy na ní zůstanou klientovi a nic vytištěného nepřestane fungovat.
- Zapište si fakta. Registrátor, datum obnovení, kdo má přístup k DNS, cíl záznamu CNAME, datum ověření, záložní cíl pro holou doménu a jmenovitý kontakt na každé straně. Uložte je do poznámek v pracovním prostoru klienta a do svého CRM.
Nastavení je u všech klientů stejné: přidejte doménu v pracovním prostoru klienta, předejte IT oddělení klienta záznam CNAME, počkejte na ověření a automatický certifikát TLS a před spuštěním vyzkoušejte odkaz na telefonu.
Role, které oddělí agenturu, klienta a externisty
Pět rolí v LinkPilotu, tedy „owner“ (vlastník), „admin“, „editor“, „member“ a „viewer“, pokrývá běžné uspořádání:
| Osoba | Role v pracovním prostoru klienta | Proč |
|---|---|---|
| Vedoucí klientského týmu v agentuře | „admin“ | Spravuje členy, domény a nastavení |
| Kampaňoví specialisté agentury | „editor“ | Vytvářejí a upravují odkazy, nemohou měnit domény ani členy |
| Freelancer nebo externista | „member“, časově omezeně | Vytváří odkazy jen pro svou zakázku |
| Marketingový kontakt klienta | „viewer“ | Vidí odkazy a reporty, nemůže měnit cíle |
| IT oddělení klienta | Žádná, nebo „viewer“ | Řeší DNS mimo nástroj |
U každého místa agentury vyžadujte silné ověření. Vlastní doména klienta, která přesměrovává na špatnou stránku, je incident klienta a stojí pod ním vaše jméno. Přístupy kontrolujte při každé změně kontaktní osoby na kterékoli straně.
Jedno pravidlo pojmenování pro všechny klienty
Pracovní prostory klientů jsou oddělené, ale tým agentury mezi nimi přechází. Jednotná konvence zajistí, že se v každém z nich hned vyzná kdokoli z týmu:
<campaign>-<channel>-<placement>
spring-sale-email-hero
spring-sale-meta-carousel
spring-sale-print-poster
Každý odkaz označte štítkem kampaně a kanálu, token kampaně držte
shodný s hodnotou utm_campaign a výchozí hodnoty zdroje UTM pro
klienta nastavte jen jednou. Návod k řídicímu
panelu
popisuje strukturu a platí pro každý pracovní prostor zvlášť.
Udržujte odkazy funkční ve všech pracovních prostorech
- Měsíční kontrola přesměrování všech aktivních odkazů každého klienta pomocí nástroje pro kontrolu přesměrování: nefunkční cíle, řetězce přesměrování, odstraněné parametry.
- Záložní cíle, ne chyby. Kampaňové odkazy s vypršelou platností vedou na domovskou stránku klienta nebo na aktuální nabídku a jsou archivované, aby zůstala historie. Vytištěný odkaz nikdy nevrátí chybovou stránku.
- Upravujte cíle, ne odkazy. Když se vstupní stránka klienta přesune, změňte cíl v pracovním prostoru. URL v brožuře dál funguje.
- Kalendář obnovení pro každou doménu klienta. Odpovídá za něj vedoucí klientského týmu a je v něm uvedený kontakt u registrátora klienta.
- Reporty pro každého klienta zvlášť. Statistiky pracovního prostoru obsahují jen data jednoho klienta. Exportujte je nebo zveřejněte sdílitelnou stránku reportu s brandingem agentury pro měsíční schůzku.
Nástup nového klienta
- Shromážděte podklady ke značce, doménu, kterou bude klient používat, kontakt pro DNS, výchozí cíle a kalendář kampaní.
- Vytvořte pracovní prostor, nastavte v něm vizuální identitu klienta, pozvěte vedoucího klientského týmu s rolí „admin“ a kontakt klienta s rolí „viewer“.
- Přidejte doménu, pošlete záznam CNAME IT oddělení klienta, ověřte doménu a vyzkoušejte ji.
- Zapište fakta o doméně a konvenci pojmenování do poznámek pracovního prostoru.
- Odkazy první kampaně vytvořte společně během hovoru, aby klient viděl, jak fungují cíle, štítky a reporty.
- Pokud klient přechází z jiného nástroje, exportujte jeho odkazy do CSV, naimportujte je do pracovního prostoru a pak vlastní doménu nasměrujte na novou platformu. Staré odkazy na ní dál fungují.
Odchod klienta, aniž by se cokoli rozbilo
- Exportujte odkazy a statistiky klienta.
- Předejte pracovní prostor klientovi, nebo na něj převeďte vlastnictví odkazů, aby nic z toho, co si vytiskl, nepřestalo fungovat.
- Odeberte z pracovního prostoru místa agentury a změňte všechny přihlašovací údaje sdílené během spolupráce. Cokoli, co je třeba předat zpět, pošlete přes jednorázový tajný odkaz.
- Nechte si písemně potvrdit, že DNS své domény spravuje klient.
- Pracovní prostor na své straně archivujte a uzavřete položky v kalendáři obnovení.
Klient, který odchází s funkčními odkazy, vlastní doménou a čistým exportem, vás doporučí dál. Popsaná struktura z toho dělá běžný výsledek místo hektického úklidu na poslední chvíli.