Une agence qui a huit clients gère huit marques, huit domaines, huit séries de liens de campagne et au moins seize personnes qui ont besoin de niveaux d’accès différents. Gérez tout cela dans un seul compte partagé de raccourcisseur de liens et la première erreur n’est qu’une question de temps : le lien d’un client modifié par le mauvais chargé de compte, un rapport qui affiche la campagne d’un autre client, un domaine qui expire parce que personne ne savait à qui il appartenait.
Pour gérer des liens courts personnalisés sur plusieurs comptes clients, il vous faut une isolation par défaut, un domaine par client qui appartient au client, des rôles qui séparent l’accès de l’agence de celui du client et une liste de contrôle pour les deux moments où les choses tournent le plus souvent mal : l’arrivée d’un client et son départ.
Un espace de travail par client, isolé dès la conception
C’est la décision de structure qui évite toutes les autres erreurs. Chaque client dispose de son propre espace de travail : ses liens, ses domaines, ses statistiques, les membres de son équipe et ses liens secrets, invisibles pour tous les autres clients. L’agence les voit tous depuis un seul tableau de bord.
Dans LinkPilot, ce sont les forfaits Agency qui fournissent cette structure. Le forfait Agency à 299 $ par mois couvre jusqu’à 25 espaces de travail clients isolés et 10 sièges agence sur une seule facture, et les paliers supérieurs augmentent les deux. Chaque espace de travail est un locataire distinct, séparé au niveau de la base de données par une sécurité au niveau des lignes (row-level security) : l’isolation ne dépend donc pas de la vigilance d’une personne qui doit penser à filtrer. L’identité visuelle de l’agence (logo, palette, domaines personnalisés) s’applique à tous les espaces de travail, sur le tableau de bord comme sur les pages de rapport partagées, si bien que tout ce que voit le client porte la marque de l’agence et non celle de l’outil.
Si votre plateforme ne propose qu’un compte unique avec des dossiers, l’isolation n’est qu’une convention, et les conventions lâchent au huitième client.
Un domaine par client, qui appartient au client
Les liens de chaque client doivent se trouver sur le domaine du client, en général un sous-domaine : go.client.com, link.client.com. Deux règles font que cela tient dans la durée :
- Le client enregistre et contrôle le domaine. L’agence le configure, le client en est propriétaire. À la fin de la collaboration, le domaine et tous les liens qu’il porte restent au client, et rien de ce qui a été imprimé ne cesse de fonctionner.
- Consignez les informations. Bureau d’enregistrement, date de renouvellement, personne qui détient l’accès DNS, cible CNAME, date de vérification, destination de repli pour le domaine ouvert sans chemin de lien et un contact nommé de chaque côté. Notez-les dans les notes de l’espace de travail du client et dans votre CRM.
La mise en place est la même pour chaque client : ajoutez le domaine dans l’espace de travail du client, transmettez l’enregistrement CNAME à son service informatique, attendez la vérification et le certificat TLS automatique, puis testez un lien sur un téléphone avant toute mise en ligne.
Des rôles qui séparent l’agence, le client et les prestataires
Les cinq rôles de LinkPilot (« owner » [propriétaire], « admin », « editor », « member », « viewer ») couvrent l’organisation habituelle :
| Personne | Rôle dans l’espace de travail du client | Pourquoi |
|---|---|---|
| Responsable du compte à l’agence | « admin » | Gère les membres, les domaines et les paramètres |
| Équipe campagnes de l’agence | « editor » | Crée et modifie les liens, ne peut pas changer les domaines ni les membres |
| Freelance ou prestataire | « member », pour une durée limitée | Crée uniquement les liens de son livrable |
| Contact marketing du client | « viewer » | Voit les liens et les rapports, ne peut pas changer les destinations |
| Service informatique du client | Aucun, ou « viewer » | Gère le DNS en dehors de l’outil |
Exigez une authentification forte sur chaque siège agence : un domaine client personnalisé qui redirige vers la mauvaise page est un incident chez le client, et c’est votre nom qui y est associé. Revoyez les accès à chaque changement d’interlocuteur, d’un côté comme de l’autre.
Une seule règle de nommage pour tous les clients
Les espaces de travail des clients sont isolés, mais l’équipe de l’agence passe de l’un à l’autre. Une convention unique permet à chacun de s’y retrouver :
<campaign>-<channel>-<placement>
spring-sale-email-hero
spring-sale-meta-carousel
spring-sale-print-poster
Étiquetez chaque lien avec la campagne et le canal, gardez le même identifiant de campagne dans utm_campaign et définissez une fois pour toutes les valeurs UTM source par défaut du client. Le guide sur le tableau de bord décrit la structure ; elle s’applique espace de travail par espace de travail.
Garder les liens en bon état dans tous les espaces de travail
- Vérification mensuelle des redirections sur tous les liens actifs de chaque client avec le vérificateur de redirections : destinations cassées, chaînes de redirections, paramètres supprimés.
- Des destinations de repli, pas des erreurs. Les liens de campagne expirés pointent vers la page d’accueil du client ou une offre en cours, et sont archivés pour conserver leur historique. Un lien imprimé ne renvoie jamais vers une page d’erreur.
- Modifiez la destination, pas le lien. Quand la page d’arrivée d’un client change d’adresse, modifiez la destination dans l’espace de travail. L’URL imprimée dans la brochure continue de fonctionner.
- Calendrier des renouvellements pour chaque domaine client, tenu par le responsable du compte, avec le contact du bureau d’enregistrement du client.
- Des rapports par client. Les statistiques de chaque espace de travail ne concernent déjà que ce client. Exportez-les ou publiez une page de rapport partageable aux couleurs de l’agence pour le point mensuel.
Accueillir un nouveau client
- Rassemblez l’identité visuelle, le domaine que le client utilisera, le contact DNS, les destinations par défaut et le calendrier des campagnes.
- Créez l’espace de travail, appliquez le Brand Kit, invitez le responsable du compte avec le rôle « admin » et le contact du client avec le rôle « viewer ».
- Ajoutez le domaine, envoyez l’enregistrement CNAME au service informatique du client, faites la vérification, testez.
- Consignez les informations du domaine et la convention de nommage dans les notes de l’espace de travail.
- Créez les liens de la première campagne ensemble lors d’un appel, pour que le client voie comment fonctionnent les destinations, les tags et les rapports.
- Si le client vient d’un autre outil, exportez ses liens en CSV et importez-les dans l’espace de travail, puis faites pointer le domaine personnalisé vers la nouvelle plateforme. Les anciens liens continuent de fonctionner.
Se séparer d’un client sans rien casser
- Exportez les liens et les statistiques du client.
- Remettez l’espace de travail au client ou transférez-lui la propriété des liens, pour que rien de ce qu’il a imprimé ne cesse de fonctionner.
- Retirez les sièges agence de cet espace de travail et renouvelez tous les identifiants partagés pendant la collaboration, avec un lien secret à usage unique pour tout ce qui doit être restitué.
- Faites confirmer par écrit que le client contrôle le DNS de son domaine.
- Archivez l’espace de travail de votre côté et clôturez les entrées du calendrier des renouvellements.
Un client qui part avec des liens qui fonctionnent, son propre domaine et un export propre est un client qui vous recommande. La structure décrite ici fait de cette issue la règle, au lieu d’une course de dernière minute.