Una agencia con ocho clientes tiene ocho marcas, ocho dominios, ocho conjuntos de enlaces de campaña y al menos dieciséis personas que necesitan distintos niveles de acceso. Si todo eso se lleva en una sola cuenta compartida de un acortador, el primer error es cuestión de tiempo: un enlace de un cliente editado por el gestor de cuenta equivocado, un informe que muestra la campaña de otro cliente, un dominio que caduca porque nadie sabía quién era el propietario.
Para gestionar URL con dominio propio en varias cuentas de clientes necesitas aislamiento por defecto, un dominio por cliente que sea del propio cliente, roles que mantengan separados los accesos de la agencia y del cliente, y una lista de comprobación para los dos momentos en que más cosas fallan: la incorporación de un cliente y su baja.
Un espacio de trabajo por cliente, aislado desde el diseño
La decisión de estructura es la que evita todo lo demás. Cada cliente tiene su propio espacio de trabajo: sus enlaces, dominios, estadísticas, miembros del equipo y enlaces secretos, invisibles para cualquier otro cliente. La agencia los ve todos desde un solo panel.
En LinkPilot, los planes Agency ofrecen esa estructura. El plan Agency, por 299 USD al mes, cubre hasta 25 espacios de trabajo de clientes aislados y 10 puestos de agencia en una sola factura, y los niveles superiores amplían ambas cifras. Cada espacio de trabajo es un inquilino independiente, separado en la capa de base de datos con seguridad a nivel de fila, así que el aislamiento no depende de que alguien se acuerde de filtrar. La marca de la agencia (logotipo, paleta de colores, dominios propios) se aplica a todos los espacios de trabajo en el panel y en las páginas de informes compartidas, de modo que lo que ve el cliente lleva la imagen de la agencia y no la de la herramienta.
Si tu plataforma solo ofrece una cuenta con carpetas, el aislamiento es una convención, y las convenciones fallan al llegar al octavo cliente.
Un dominio por cliente, propiedad del cliente
Los enlaces de cada cliente deben estar en el dominio del propio cliente, normalmente un subdominio: go.client.com, link.client.com. Dos reglas hacen que esto funcione a largo plazo:
- El cliente registra y controla el dominio. La agencia lo configura; el cliente es el propietario. Cuando termina el proyecto, el dominio y todos sus enlaces se quedan con el cliente, y nada de lo impreso deja de funcionar.
- Anota los datos. El registrador, la fecha de renovación, quién tiene acceso al DNS, el destino del CNAME, la fecha de verificación, el destino de respaldo para el dominio sin ruta y un contacto con nombre en cada parte. Guárdalo en las notas del espacio de trabajo del cliente y en tu CRM.
La configuración es la misma en todos los casos: añade el dominio en el espacio de trabajo del cliente, pasa el registro CNAME al equipo de TI del cliente, espera a la verificación y al certificado TLS automático, y prueba un enlace en el teléfono antes de publicar nada.
Roles que separan agencia, cliente y colaboradores externos
Los cinco roles de LinkPilot («owner», «admin», «editor», «member» y «viewer») cubren el reparto habitual:
| Persona | Rol en el espacio de trabajo del cliente | Motivo |
|---|---|---|
| Responsable de cuenta de la agencia | «admin» | Gestiona miembros, dominios y configuración |
| Equipo de campañas de la agencia | «editor» | Crea y edita enlaces, no puede cambiar dominios ni miembros |
| Freelance o colaborador externo | «member», con límite de tiempo | Crea enlaces solo para su entregable |
| Contacto de marketing del cliente | «viewer» | Ve enlaces e informes, no puede cambiar destinos |
| TI del cliente | Ninguno, o «viewer» | Gestiona el DNS fuera de la herramienta |
Exige una autenticación fuerte en todos los puestos de la agencia, porque un dominio de cliente que redirige a la página equivocada es un incidente del cliente que lleva tu nombre. Revisa los accesos cada vez que cambie un contacto en cualquiera de las dos partes.
Una sola regla de nombres para todos los clientes
Los espacios de trabajo de los clientes están aislados, pero el equipo de la agencia pasa de uno a otro. Una convención única hace que todos se manejen con soltura:
<campaign>-<channel>-<placement>
spring-sale-email-hero
spring-sale-meta-carousel
spring-sale-print-poster
Etiqueta cada enlace con la campaña y el canal, usa exactamente el mismo identificador de campaña en utm_campaign y define una sola vez los valores de origen UTM por defecto del cliente. La guía del panel explica la estructura, que se aplica en cada espacio de trabajo.
Mantén los enlaces en buen estado en todos los espacios de trabajo
- Revisión mensual de redirecciones de todos los enlaces activos de cada cliente con el comprobador de redirecciones: destinos rotos, cadenas de redirecciones y parámetros perdidos.
- Destinos de respaldo, no errores. Los enlaces de campañas expiradas apuntan a la página de inicio del cliente o a una oferta vigente, y se archivan para conservar el historial. Un enlace impreso nunca devuelve una página de error.
- Cambia los destinos, no los enlaces. Cuando la página de destino de un cliente cambia de dirección, cambia el destino en el espacio de trabajo. La URL del folleto sigue funcionando.
- Calendario de renovaciones de todos los dominios de clientes, a cargo del responsable de cuenta, con el contacto del registrador del cliente anotado.
- Informes por cliente. Las estadísticas de cada espacio de trabajo ya son solo de ese cliente. Expórtalas o publica una página de informe compartible con la marca de la agencia para la revisión mensual.
Incorporar a un cliente nuevo
- Reúne la identidad de marca, el dominio que usará el cliente, el contacto para el DNS, los destinos por defecto y el calendario de campañas.
- Crea el espacio de trabajo, aplica el kit de marca e invita al responsable de cuenta como «admin» y al contacto del cliente como «viewer».
- Añade el dominio, envía el CNAME al equipo de TI del cliente, verifica y prueba.
- Anota los datos del dominio y la convención de nombres en las notas del espacio de trabajo.
- Crea los enlaces de la primera campaña junto con el cliente en una llamada, para que vea cómo funcionan los destinos, las etiquetas y los informes.
- Si el cliente viene de otra herramienta, exporta sus enlaces a CSV, impórtalos en el espacio de trabajo y después apunta el dominio propio a la nueva plataforma. Los enlaces antiguos siguen funcionando en ella.
Dar de baja a un cliente sin romper nada
- Exporta los enlaces y las estadísticas del cliente.
- Entrega el espacio de trabajo al cliente o transfiere la propiedad de los enlaces, para que no deje de funcionar nada de lo que imprimió.
- Quita los puestos de la agencia de ese espacio de trabajo y cambia cualquier credencial compartida durante el proyecto; usa un enlace secreto de un solo uso para todo lo que haya que devolver.
- Confirma por escrito que el cliente controla el DNS de su dominio.
- Archiva el espacio de trabajo por tu parte y cierra las entradas del calendario de renovaciones.
Un cliente que se va con enlaces que funcionan, su propio dominio y una exportación limpia es un cliente que te recomienda. La estructura anterior hace que ese sea el resultado normal y no una carrera de última hora.
Lecturas relacionadas
- Cómo usar enlaces cortos con dominio propio en las campañas de clientes
- Cómo gestionar y organizar los enlaces de campaña en un solo panel
- Compartir credenciales de un solo uso al incorporar clientes
- La auditoría de redirecciones de 30 segundos que todo profesional del marketing debería hacer cada mes