Eine Agentur mit acht Kunden betreut acht Marken, acht Domains, acht Sätze von Kampagnenlinks und mindestens sechzehn Personen, die unterschiedliche Zugriffsrechte brauchen. Läuft das alles über ein gemeinsames Konto bei einem Linkkürzer, ist der erste Fehler nur eine Frage der Zeit: Ein Kundenlink wird vom falschen Account Manager bearbeitet, ein Bericht zeigt die Kampagne eines anderen Kunden, eine Domain läuft aus, weil niemand wusste, wem sie gehört.
Wer Kurzlinks mit eigener Domain für mehrere Kundenkonten verwalten will, braucht eine Trennung von vornherein, eine Domain pro Kunde, die dem Kunden gehört, Rollen, die die Zugriffe von Agentur und Kunde auseinanderhalten, und eine Checkliste für die beiden Momente, in denen am häufigsten etwas schiefgeht: Onboarding und Offboarding.
Ein Workspace pro Kunde, getrennt von Grund auf
Diese Strukturentscheidung verhindert die übrigen Probleme. Jeder Kunde bekommt einen eigenen Workspace: eigene Links, Domains, Statistiken, Teammitglieder und Secret-Links, unsichtbar für alle anderen Kunden. Die Agentur sieht alle Workspaces in einem Dashboard.
In LinkPilot liefern die Agency-Tarife diese Struktur. Der Agency-Tarif für 299 $ im Monat umfasst bis zu 25 getrennte Kunden-Workspaces und 10 Agentur-Plätze auf einer Rechnung, größere Stufen erweitern beides. Jeder Workspace ist ein eigener Mandant, den die Datenbank selbst mit Row-Level Security abgrenzt. Die Trennung hängt also nicht davon ab, dass jemand ans Filtern denkt. Das Branding der Agentur (Logo, Farbpalette, eigene Domains) gilt übergreifend für alle Workspaces im Dashboard und auf geteilten Berichtsseiten. Was der Kunde zu sehen bekommt, trägt deshalb das Erscheinungsbild der Agentur und nicht das des Tools.
Bietet Ihre Plattform nur ein Konto mit Ordnern, ist die Trennung reine Konvention. Und Konventionen scheitern spätestens beim achten Kunden.
Eine Domain pro Kunde, im Besitz des Kunden
Die Links jedes Kunden sollten auf seiner eigenen Domain liegen, meist auf einer Subdomain: go.client.com, link.client.com. Zwei Regeln sorgen dafür, dass das auf Dauer funktioniert:
- Der Kunde registriert und kontrolliert die Domain. Die Agentur richtet sie ein, der Kunde besitzt sie. Endet die Zusammenarbeit, bleiben die Domain und alle Links darauf beim Kunden, und nichts Gedrucktes funktioniert plötzlich nicht mehr.
- Halten Sie die Fakten fest. Registrar, Verlängerungsdatum, wer DNS-Zugriff hat, das CNAME-Ziel, das Datum der Verifizierung, das Fallback-Ziel für die nackte Domain und eine benannte Kontaktperson auf jeder Seite. Tragen Sie das in die Notizen des Kunden-Workspace und in Ihr CRM ein.
Die Einrichtung ist bei jedem Kunden gleich: Domain im Workspace des Kunden hinzufügen, der IT des Kunden den CNAME-Eintrag geben, auf die Verifizierung und das automatische TLS-Zertifikat warten und einen Link auf dem Smartphone testen, bevor irgendetwas live geht.
Rollen, die Agentur, Kunde und Externe trennen
Fünf Rollen in LinkPilot („owner“, „admin“, „editor“, „member“, „viewer“) decken die übliche Aufteilung ab:
| Person | Rolle im Kunden-Workspace | Warum |
|---|---|---|
| Account Lead der Agentur | „admin“ | Verwaltet Mitglieder, Domains und Einstellungen |
| Kampagnenteam der Agentur | „editor“ | Erstellt und bearbeitet Links, kann Domains und Mitglieder nicht ändern |
| Freelancer oder externer Dienstleister | „member“, befristet | Erstellt nur Links für das eigene Arbeitspaket |
| Marketing-Kontakt beim Kunden | „viewer“ | Sieht Links und Berichte, kann keine Ziele ändern |
| IT des Kunden | Keine Rolle oder „viewer“ | Kümmert sich außerhalb des Tools um DNS |
Verlangen Sie für jeden Agentur-Platz eine starke Authentifizierung. Der Grund: Leitet eine Kundendomain auf die falsche Seite weiter, ist das ein Vorfall beim Kunden, auf dem Ihr Name steht. Prüfen Sie die Zugriffe bei jedem Wechsel einer Kontaktperson, egal auf welcher Seite.
Eine Benennungsregel für alle Kunden
Die Kunden-Workspaces sind getrennt, aber das Team der Agentur wechselt ständig zwischen ihnen. Eine einzige Konvention sorgt dafür, dass sich alle sofort zurechtfinden:
<campaign>-<channel>-<placement>
spring-sale-email-hero
spring-sale-meta-carousel
spring-sale-print-poster
Versehen Sie jeden Link mit Tags für Kampagne und Kanal, verwenden Sie in utm_campaign exakt denselben Kampagnennamen und legen Sie die Standardwerte für die UTM-Quelle des Kunden einmal fest. Der Leitfaden zum Dashboard beschreibt die Struktur; sie gilt für jeden Workspace einzeln.
Links in allen Workspaces funktionsfähig halten
- Monatliche Prüfung der Weiterleitungen für alle aktiven Links aller Kunden mit dem Redirect-Checker: defekte Ziele, Weiterleitungsketten, verlorene Parameter.
- Fallbacks statt Fehlerseiten. Abgelaufene Kampagnenlinks zeigen auf die Startseite des Kunden oder ein aktuelles Angebot und werden archiviert, damit der Verlauf erhalten bleibt. Gedruckte Links liefern nie eine Fehlerseite.
- Ziele ändern, nicht Links. Zieht die Landingpage eines Kunden um, ändern Sie das Ziel im Workspace. Die URL in der Broschüre funktioniert weiter.
- Verlängerungskalender für jede Kundendomain, verantwortet vom Account Lead, mit notierter Kontaktperson des Kunden beim Registrar.
- Berichte pro Kunde. Die Statistiken eines Workspace enthalten ohnehin nur die Daten dieses Kunden. Exportieren Sie sie für das monatliche Review oder veröffentlichen Sie eine teilbare Berichtsseite im Branding der Agentur.
Onboarding eines neuen Kunden
- Sammeln Sie Branding, die Domain, die der Kunde nutzen will, den DNS-Kontakt, die Standardziele und den Kampagnenkalender.
- Legen Sie den Workspace an, wenden Sie das Brand Kit an, laden Sie den Account Lead als „admin“ und die Kontaktperson des Kunden als „viewer“ ein.
- Fügen Sie die Domain hinzu, schicken Sie den CNAME-Eintrag an die IT des Kunden, verifizieren und testen Sie.
- Halten Sie die Fakten zur Domain und die Benennungskonvention in den Notizen des Workspace fest.
- Erstellen Sie die Links der ersten Kampagne gemeinsam in einem Call, damit der Kunde sieht, wie Ziele, Tags und Berichte funktionieren.
- Kommt der Kunde von einem anderen Tool, exportieren Sie seine Links als CSV, importieren Sie sie in den Workspace und stellen Sie dann die eigene Domain um. Alte Links funktionieren auf der neuen Plattform weiter.
Offboarding, ohne etwas kaputt zu machen
- Exportieren Sie die Links und Statistiken des Kunden.
- Übergeben Sie den Workspace an den Kunden oder übertragen Sie die Links in seinen Besitz, damit nichts, was er gedruckt hat, ins Leere führt.
- Entfernen Sie die Agentur-Plätze aus diesem Workspace und erneuern Sie alle Zugangsdaten, die während der Zusammenarbeit geteilt wurden. Für alles, was zurückgegeben werden muss, nutzen Sie einen Einmal-Link.
- Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass der Kunde das DNS seiner Domain kontrolliert.
- Archivieren Sie den Workspace auf Ihrer Seite und schließen Sie die Einträge im Verlängerungskalender.
Ein Kunde, der mit funktionierenden Links, seiner eigenen Domain und einem sauberen Export geht, empfiehlt Sie weiter. Mit der oben beschriebenen Struktur ist das der Normalfall und kein hektisches Aufräumen in letzter Minute.