Quan adjunteu un fitxer a un correu, en queda una còpia permanent com a mínim a dues bústies. Un enllaç temporal i segur per compartir fitxers fa just el contrari: el fitxer és en un sol lloc, l'accés s'acaba en una data límit o després d'una baixada, i el missatge que envieu només conté un enllaç.
No tots els enllaços temporals ofereixen la mateixa protecció, de manera que la primera decisió és quin tipus s'adiu amb el fitxer. La segona és configurar-lo perquè el lliurament no deixi res enrere. Aquesta guia tracta totes dues coses, amb instruccions pas a pas per a un enllaç de fitxer d'un sol ús i un apartat sobre com fer servir una eina per compartir secrets amb fitxers adjunts sense caure en els errors habituals.
Què fa un enllaç temporal de fitxer i què no fa
Un enllaç temporal limita l'accés a la còpia desada. És una millora real respecte d'un fitxer adjunt, i té límits que convé tenir clars.
- La caducitat anul·la l'enllaç al cap d'un temps. Redueix el període en què un missatge reenviat o antic encara es pot fer servir.
- Un límit de visualitzacions o de baixades talla l'accés després d'un nombre d'obertures. Un enllaç d'un sol ús n'és la versió estricta: una baixada i el fitxer desat desapareix.
- Una frase de contrasenya afegeix un segon factor als enllaços que podria veure algú que no sigui el destinatari.
- Cap d'aquestes mesures recupera un fitxer que ja s'ha baixat ni impedeix que el destinatari el copiï. L'enllaç protegeix el lliurament. Ara el destinatari té el fitxer.
Trieu el mètode segons el fitxer
| Mètode | Adequat per a | Compte amb |
|---|---|---|
| Enllaç compartit d'emmagatzematge al núvol amb caducitat | Fitxers grans, col·laboració continuada | Per defecte, «qualsevol persona que tingui l'enllaç»; és fàcil oblidar-se de revocar-lo |
| Servei de transferència (WeTransfer i similars) | Lliuraments grans puntuals | El fitxer és als seus servidors fins que caduca; les previsualitzacions i els escàners el poden obtenir |
| Enllaç secret d'un sol ús amb fitxer adjunt | Credencials, certificats, claus, contractes, qualsevol cosa petita i confidencial | Límits de mida; el destinatari té una sola oportunitat de baixar-lo |
L'emmagatzematge al núvol és l'opció adequada quan la gent continuarà treballant amb el fitxer. Definiu una caducitat, restringiu l'accés a comptes concrets quan la plataforma ho permeti i poseu-vos un recordatori per revocar l'enllaç compartit.
Els serveis de transferència gestionen bé la mida. Comproveu si el servei xifra de manera que no pugui llegir el fitxer, i tingueu en compte que els escàners d'enllaços dels sistemes de correu corporatius sovint obtenen la pàgina de baixada.
Un enllaç secret d'un sol ús és l'eina per al fitxer petit i confidencial: un certificat i la seva clau, un fitxer de configuració ple de credencials, un contracte signat, un CSV amb dades personals que un col·laborador extern necessita per a una sola tasca. LinkPilot xifra el fitxer al vostre navegador abans de pujar-lo, només desa el text xifrat i el suprimeix la primera vegada que es baixa.
Com crear un enllaç temporal i segur per a un fitxer a LinkPilot
Els fitxers adjunts estan disponibles als enllaços secrets creats des d'un compte de LinkPilot. Inicieu la sessió, obriu «Secret Links» i trieu «New».
- Adjunteu el fitxer. Fins a tres fitxers per secret, de 9 MB cadascun. Cada fitxer es xifra al vostre navegador amb una clau derivada de la clau del secret, de manera que el servidor no veu mai el fitxer sense xifrar.
- Afegiu una nota al camp de text si el destinatari necessita context, per exemple a quin entorn correspon una configuració. Si el fitxer és una credencial, no hi poseu noms d'usuari ni noms d'amfitrió; envieu-los per separat.
- Definiu la caducitat. Una hora, 24 hores o set dies, en tots els plans. Els comptes Pro poden fixar una data i una hora exactes.
- Definiu el límit de visualitzacions. Una per a un sol destinatari. També n'hi ha de tres, cinc o deu per al cas poc freqüent en què cada membre d'un grup petit l'ha de baixar.
- Afegiu una frase de contrasenya amb el pla Pro si l'enllaç passarà per un canal compartit, i feu arribar la frase de contrasenya per una altra via.
- Creeu l'enllaç i envieu-lo a un destinatari que hàgiu verificat, amb una línia que expliqui què és i quan caduca.
- Comproveu-ne l'estat després. El secret apareix amb l'estat «revealed» (mostrat) un cop s'ha obert. Els comptes Pro tenen una cronologia d'auditoria amb l'hora de cada esdeveniment. Si apareix com a obert abans que el destinatari hi arribés, considereu que el fitxer ha quedat exposat.
Si el lliurament és només text, l'eina gratuïta d'enllaços secrets fa la mateixa feina sense compte. Per a un URL normal que ha de deixar de funcionar a partir d'una data, l'eina adequada és el generador d'enllaços que caduquen, però tingueu en compte que només deixa de redirigir. No destrueix res, i aquesta és la diferència que s'explica a enllaços que caduquen: el secret es destrueix, no només deixa de redirigir.
Com fer servir de manera segura una eina per compartir secrets amb fitxers adjunts
L'eina s'encarrega del xifratge i de la supressió. Els riscos que queden tenen a veure amb el fitxer i amb el lliurament, i són els mateixos per a qualsevol eina per compartir secrets amb fitxers adjunts.
Prepareu el fitxer. Obriu-lo i comproveu que només conté el que el destinatari necessita. Els fulls de càlcul porten fulls ocults, els documents porten canvis registrats i comentaris, i les imatges i els PDF porten metadades. Exporteu-ne una còpia neta en lloc d'enviar el fitxer de treball.
Analitzeu-lo. Un enllaç xifrat lliura un fitxer maliciós igual de bé que un de net. Passeu tot el que vingui de fora per l'escàner habitual abans de pujar-lo.
Verifiqueu el destinatari per un segon canal. Un enllaç que es destrueix en la primera obertura us protegeix de les còpies que queden escampades. No us protegeix d'enviar-lo a la persona equivocada, i un cop l'obre, el fitxer és seu.
No poseu l'enllaç en canals de grup. Un enllaç en un canal de quaranta persones és un enllaç que poden obrir quaranta persones, i el primer que hi fa clic el destrueix per a qui el necessitava.
Envieu la frase de contrasenya per separat si n'heu definit una. L'enllaç i la frase de contrasenya en el mateix missatge són un sol missatge que es pot filtrar.
Feu primer una prova amb un fitxer inofensiu si l'equip encara no coneix l'eina. Comproveu el límit de pujada, com es fa la baixada i què passa quan l'enllaç s'obre dues vegades.
Després d'enviar el fitxer
- Revoqueu l'enllaç que no s'ha obert mai quan ja no el necessiteu. La caducitat ho farà al final; la revocació ho fa ara.
- Roteu les credencials que hi hagi dins del fitxer, si hi ha cap dubte sobre qui l'ha obert.
- Conserveu el registre, no el fitxer. En la feina sotmesa a auditoria, anoteu qui ha rebut què i quan. Amb l'enllaç d'un sol ús no podeu tornar a buscar el fitxer més tard, i justament d'això es tracta.
Un enllaç temporal és tan segur com les decisions que l'envolten: el tipus d'enllaç adequat per al fitxer, un destinatari verificat, un termini curt i un fitxer net. Si les encerteu, l'eina fa la resta.