ईमेल में फ़ाइल अटैच करने से कम से कम दो मेलबॉक्स में उसकी स्थायी कॉपी बन जाती है। फ़ाइल शेयर करने के लिए अस्थायी सुरक्षित लिंक इसका उल्टा करता है: फ़ाइल एक ही जगह रहती है, तय समय पर या एक डाउनलोड के बाद उस तक पहुंच खत्म हो जाती है, और आप जो मैसेज भेजते हैं उसमें सिर्फ़ एक लिंक होता है।
हर अस्थायी लिंक एक जैसी सुरक्षा नहीं देता, इसलिए पहला फ़ैसला यह है कि फ़ाइल के लिए कौन-सा लिंक सही है। दूसरा, उसे ऐसे सेट करना कि हैंडओवर के बाद कुछ भी पीछे न छूटे। यह गाइड दोनों बातें बताती है: वन-टाइम फ़ाइल लिंक (एक बार खुलने वाला लिंक) बनाने के स्टेप, और एक हिस्सा इस पर कि फ़ाइल अटैचमेंट वाले सीक्रेट शेयरिंग टूल को आम गलतियों से बचते हुए कैसे इस्तेमाल करें।
अस्थायी फ़ाइल लिंक क्या करता है, और क्या नहीं करता
अस्थायी लिंक सर्वर पर रखी कॉपी तक पहुंच सीमित करता है। अटैचमेंट के मुकाबले यह सचमुच बेहतर है, लेकिन इसकी कुछ सीमाएं हैं जिन्हें साफ़ समझ लेना चाहिए।
- एक्सपायरी एक तय समय के बाद लिंक हटा देती है। इससे वह समय छोटा हो जाता है जिसमें आगे भेजा गया या पुराना मैसेज अब भी काम आ सकता है।
- व्यू या डाउनलोड की सीमा तय बार खुलने के बाद पहुंच खत्म कर देती है। वन-टाइम लिंक इसका सबसे सख्त रूप है: एक डाउनलोड, और फिर सर्वर पर रखी फ़ाइल मिट जाती है।
- पासफ़्रेज़ उन लिंक के लिए सुरक्षा की दूसरी परत जोड़ता है जिन्हें प्राप्तकर्ता के अलावा कोई और भी देख सकता है।
- इनमें से कोई भी डाउनलोड हो चुकी फ़ाइल को वापस नहीं लाता, और न ही प्राप्तकर्ता को उसकी कॉपी बनाने से रोकता है। लिंक सिर्फ़ हैंडओवर को सुरक्षित करता है। फ़ाइल अब प्राप्तकर्ता के पास है।
फ़ाइल देखकर तरीका चुनें
| तरीका | किसके लिए ठीक | किस बात का ध्यान रखें |
|---|---|---|
| एक्सपायरी वाला क्लाउड स्टोरेज शेयर लिंक | बड़ी फ़ाइलें, लगातार साथ मिलकर काम | डिफ़ॉल्ट रूप से “anyone with the link” होता है, वापस लेना भूलना आसान है |
| ट्रांसफ़र सर्विस (WeTransfer और ऐसी दूसरी सर्विस) | एक बार भेजी जाने वाली बड़ी फ़ाइलें | एक्सपायरी तक फ़ाइल उनके सर्वर पर रहती है; प्रीव्यू और स्कैनर उसे खोल सकते हैं |
| अटैचमेंट वाला वन-टाइम सीक्रेट लिंक | लॉगिन की जानकारी, सर्टिफ़िकेट, कुंजियां, कॉन्ट्रैक्ट, कोई भी छोटी और संवेदनशील फ़ाइल | साइज़ की सीमा; प्राप्तकर्ता को डाउनलोड करने का ठीक एक मौका मिलता है |
क्लाउड स्टोरेज तब सही है जब लोग फ़ाइल पर आगे भी काम करते रहेंगे। एक्सपायरी सेट करें, प्लेटफ़ॉर्म अनुमति दे तो पहुंच तय अकाउंट तक सीमित करें, और शेयर वापस लेने का रिमाइंडर लगा दें।
ट्रांसफ़र सर्विस बड़े साइज़ को अच्छी तरह संभालती हैं। देख लें कि सर्विस ऐसे एन्क्रिप्ट करती है या नहीं कि वह खुद फ़ाइल न पढ़ सके, और याद रखें कि कंपनियों के मेल सिस्टम के लिंक स्कैनर अक्सर डाउनलोड पेज खोल लेते हैं।
वन-टाइम सीक्रेट लिंक छोटी और संवेदनशील फ़ाइल के लिए बना टूल है: सर्टिफ़िकेट और उसकी कुंजी, लॉगिन की जानकारी से भरी कॉन्फ़िग फ़ाइल, साइन किया हुआ कॉन्ट्रैक्ट, या निजी डेटा वाली CSV फ़ाइल जिसकी किसी कॉन्ट्रैक्टर को एक काम के लिए ज़रूरत है। LinkPilot अपलोड से पहले फ़ाइल को आपके ब्राउज़र में ही एन्क्रिप्ट करता है, सिर्फ़ एन्क्रिप्ट किया हुआ डेटा स्टोर करता है, और पहली बार डाउनलोड होते ही उसे मिटा देता है।
LinkPilot में अस्थायी सुरक्षित फ़ाइल लिंक कैसे बनाएं
फ़ाइल अटैचमेंट उन सीक्रेट लिंक में मिलते हैं जो LinkPilot अकाउंट से बनाए जाते हैं। साइन इन करें, “Secret Links” खोलें और “New” चुनें।
- फ़ाइल अटैच करें। एक सीक्रेट में तीन फ़ाइलें तक, हर फ़ाइल 9 MB तक। हर फ़ाइल आपके ब्राउज़र में ही एक ऐसी कुंजी से एन्क्रिप्ट होती है जो सीक्रेट की अपनी कुंजी से बनती है, इसलिए सर्वर कभी असली फ़ाइल नहीं देखता।
- टेक्स्ट फ़ील्ड में नोट जोड़ें अगर प्राप्तकर्ता को कुछ संदर्भ चाहिए, जैसे कि कॉन्फ़िग किस एनवायरनमेंट की है। अगर फ़ाइल में लॉगिन की जानकारी है तो नोट में यूज़रनेम और होस्टनेम न लिखें; उन्हें अलग से भेजें।
- एक्सपायरी सेट करें। हर प्लान पर एक घंटा, 24 घंटे या सात दिन। Pro अकाउंट में ठीक तारीख और समय चुना जा सकता है।
- व्यू की सीमा सेट करें। एक प्राप्तकर्ता के लिए एक। तीन, पांच या दस के विकल्प उन इक्का-दुक्का मामलों के लिए हैं जब छोटे समूह के हर सदस्य को फ़ाइल डाउनलोड करनी हो।
- Pro पर पासफ़्रेज़ जोड़ें अगर लिंक किसी साझा चैनल से होकर जाएगा, और पासफ़्रेज़ किसी दूसरे रास्ते से भेजें।
- लिंक बनाएं और भेज दें ऐसे प्राप्तकर्ता को जिसकी पहचान आपने पक्की कर ली है, साथ में एक लाइन कि यह क्या है और कब एक्सपायर होगा।
- बाद में स्टेटस देखें। खुलने के बाद सीक्रेट का स्टेटस “revealed” (खुल चुका) दिखता है। Pro अकाउंट में ऑडिट टाइमलाइन मिलती है, जिसमें हर घटना का समय होता है। अगर प्राप्तकर्ता के पहुंचने से पहले ही वह खुला हुआ दिखे, तो मान लें कि फ़ाइल उजागर हो चुकी है।
अगर सिर्फ़ टेक्स्ट भेजना है, तो मुफ़्त सीक्रेट लिंक टूल बिना अकाउंट के यही काम करता है। किसी सामान्य URL के लिए जो एक तारीख के बाद काम करना बंद कर दे, एक्सपायर होने वाला लिंक जनरेटर सही टूल है। लेकिन ध्यान दें कि वह सिर्फ़ रीडायरेक्ट करना बंद करता है। वह कुछ भी मिटाता नहीं है, और यही अंतर एक्सपायर होने वाले लिंक: सीक्रेट मिटा दिया जाता है, सिर्फ़ रीडायरेक्ट बंद नहीं होता में समझाया गया है।
फ़ाइल अटैचमेंट वाले सीक्रेट शेयरिंग टूल को सुरक्षित तरीके से इस्तेमाल करना
एन्क्रिप्शन और मिटाने का काम टूल करता है। बाकी जोखिम फ़ाइल और उसे भेजने के तरीके से जुड़े हैं, और ये फ़ाइल अटैचमेंट वाले हर सीक्रेट शेयरिंग टूल पर एक जैसे लागू होते हैं।
फ़ाइल तैयार करें। उसे खोलकर देखें कि उसमें सिर्फ़ वही है जिसकी प्राप्तकर्ता को ज़रूरत है। स्प्रेडशीट में छिपी हुई शीट होती हैं, डॉक्यूमेंट में ट्रैक किए गए बदलाव और कमेंट होते हैं, और इमेज व PDF में मेटाडेटा होता है। जिस फ़ाइल पर आप काम कर रहे हैं उसे भेजने के बजाय एक साफ़ कॉपी एक्सपोर्ट करें।
उसे स्कैन करें। एन्क्रिप्ट किया हुआ लिंक खतरनाक फ़ाइल को भी उतनी ही अच्छी तरह पहुंचाता है जितनी साफ़ फ़ाइल को। बाहर से आई किसी भी फ़ाइल को अपलोड करने से पहले अपने सामान्य स्कैनर से जांच लें।
प्राप्तकर्ता की पहचान किसी दूसरे चैनल से पक्की करें। पहली बार खुलते ही मिट जाने वाला लिंक इधर-उधर पड़ी कॉपियों से बचाता है। गलत व्यक्ति को भेज देने से वह नहीं बचाता, और उसके खोलते ही फ़ाइल उसकी हो जाती है।
लिंक को ग्रुप चैनल से दूर रखें। चालीस लोगों वाले चैनल में डाला गया लिंक ऐसा लिंक है जिसे चालीस लोग खोल सकते हैं, और जो सबसे पहले क्लिक करेगा, उसके खोलते ही लिंक मिट जाएगा। जिस व्यक्ति को उसकी ज़रूरत थी, उसके लिए कुछ नहीं बचेगा।
पासफ़्रेज़ अलग से भेजें, अगर आपने उसे सेट किया है। लिंक और पासफ़्रेज़ एक ही मैसेज में हों, तो लीक होने के लिए एक ही मैसेज काफ़ी है।
पहले किसी डमी फ़ाइल से टेस्ट करें, अगर आपकी टीम इस टूल को पहली बार इस्तेमाल कर रही है। अपलोड की सीमा, डाउनलोड करने का अनुभव, और लिंक दो बार खोलने पर क्या होता है, यह सब जांच लें।
फ़ाइल भेजने के बाद
- जो लिंक कभी खुला ही नहीं, उसकी ज़रूरत खत्म होते ही उसे वापस लें। एक्सपायरी यह काम देर-सबेर कर ही देगी; वापस लेने से यह अभी हो जाता है।
- अगर ज़रा भी शक है कि फ़ाइल किसने खोली, तो उसके अंदर मौजूद लॉगिन की हर जानकारी बदल दें।
- रिकॉर्ड रखें, फ़ाइल नहीं। ऑडिट वाले काम में लिख लें कि किसे क्या और कब मिला। वन-टाइम लिंक का मतलब है कि बाद में आप फ़ाइल वापस नहीं निकाल सकते, और यही इसका मकसद है।
अस्थायी लिंक उतना ही सुरक्षित है जितने उसके आसपास लिए गए फ़ैसले: फ़ाइल के हिसाब से सही लिंक, ऐसा प्राप्तकर्ता जिसकी पहचान पक्की हो, कम समय और साफ़ फ़ाइल। ये सही हों, तो बाकी काम टूल कर देता है।