Kun tiedosto liitetään sähköpostiin, siitä syntyy pysyvä kopio vähintään kahteen postilaatikkoon. Väliaikainen suojattu linkki tiedostojen jakamiseen toimii päinvastoin: tiedosto on yhdessä paikassa, pääsy päättyy määräaikaan tai yhteen lataukseen, ja lähetettävässä viestissä on pelkkä linkki.
Kaikki väliaikaiset linkit eivät suojaa yhtä hyvin, joten ensin päätetään, mikä linkkityyppi sopii tiedostolle. Sen jälkeen linkki asetetaan niin, ettei luovutuksesta jää mitään jälkeen. Tämä opas käsittelee molemmat. Mukana on vaiheittaiset ohjeet kertakäyttöisen tiedostolinkin luomiseen ja osio siitä, miten liitteitä tukevaa jakotyökalua käytetään tekemättä tavallisimpia virheitä.
Mitä väliaikainen tiedostolinkki tekee ja mitä ei
Väliaikainen linkki rajaa pääsyä tallennettuun kopioon. Se on todellinen parannus liitteeseen verrattuna, mutta sillä on rajansa, jotka kannattaa tietää.
- Voimassaoloaika poistaa linkin käytöstä tietyn ajan jälkeen. Se lyhentää aikaa, jonka eteenpäin välitetty tai vanha viesti on vielä käyttökelpoinen.
- Avaus- tai latausraja lopettaa pääsyn tietyn avausmäärän jälkeen. Kertakäyttölinkki on tiukin muoto: yksi lataus, minkä jälkeen tallennettu tiedosto on poissa.
- Salalause tuo toisen suojan linkkeihin, jotka joku muu kuin vastaanottaja saattaa nähdä.
- Mikään näistä ei hae tiedostoa takaisin latauksen jälkeen eikä estä vastaanottajaa kopioimasta sitä. Linkki suojaa luovutuksen. Sen jälkeen tiedosto on vastaanottajalla.
Valitse menetelmä tiedoston mukaan
| Menetelmä | Sopii | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| Pilvitallennuksen jakolinkki voimassaoloajalla | Suuret tiedostot, jatkuva yhteistyö | Oletuksena ”kuka tahansa, jolla on linkki”, mitätöinti unohtuu helposti |
| Siirtopalvelu (WeTransfer ja vastaavat) | Suuret kertatoimitukset | Tiedosto on palvelun palvelimilla voimassaoloajan loppuun asti; esikatselut ja skannerit voivat hakea sen |
| Kertakäyttöinen salainen linkki liitteellä | Kirjautumistiedot, varmenteet, avaimet, sopimukset, kaikki pieni ja arkaluonteinen | Kokorajat; vastaanottaja saa tasan yhden mahdollisuuden ladata |
Pilvitallennus on oikea valinta, kun tiedoston parissa jatketaan työtä. Aseta voimassaoloaika, rajaa jakaminen nimettyihin tileihin, jos palvelu sen sallii, ja laita itsellesi muistutus jaon mitätöinnistä.
Siirtopalvelut käsittelevät suuria tiedostoja hyvin. Tarkista, salaako palvelu tiedoston niin, ettei se itse voi lukea sitä, ja muista, että yritysten sähköpostijärjestelmien linkkiskannerit hakevat lataussivun usein itse.
Kertakäyttöinen salainen linkki on työkalu pienelle ja arkaluonteiselle tiedostolle: varmenteelle ja sen avaimelle, kirjautumistietoja täynnä olevalle asetustiedostolle, allekirjoitetulle sopimukselle tai henkilötietoja sisältävälle CSV-tiedostolle, jota alihankkija tarvitsee yhteen tehtävään. LinkPilot salaa tiedoston selaimessasi ennen latausta, tallentaa vain salatekstin ja poistaa sen, kun tiedosto ladataan ensimmäisen kerran.
Näin luot väliaikaisen suojatun tiedostolinkin LinkPilotissa
Liitteet ovat käytettävissä salaisissa linkeissä, jotka luodaan LinkPilot-tililtä. Kirjaudu sisään, avaa ”Secret Links” ja valitse ”New”.
- Liitä tiedosto. Enintään kolme tiedostoa salaisuutta kohden, kukin enintään 9 Mt. Jokainen tiedosto salataan selaimessasi avaimella, joka johdetaan salaisuuden omasta avaimesta, joten palvelin ei koskaan näe tiedostoa selväkielisenä.
- Kirjoita tekstikenttään viesti, jos vastaanottaja tarvitsee taustatietoa, esimerkiksi sen, mihin ympäristöön asetustiedosto kuuluu. Jos tiedosto sisältää kirjautumistietoja, jätä käyttäjätunnukset ja palvelinnimet viestistä pois ja lähetä ne erikseen.
- Aseta voimassaoloaika. Tunti, 24 tuntia tai seitsemän päivää kaikissa paketeissa. Pro-tileillä voi asettaa tarkan päivämäärän ja kellonajan.
- Aseta avausraja. Yksi, kun vastaanottajia on yksi. Kolmen, viiden tai kymmenen avauksen rajat on tarkoitettu harvinaiseen tilanteeseen, jossa pienen ryhmän jokaisen jäsenen on ladattava tiedosto.
- Lisää salalause Pro-paketissa, jos linkki kulkee yhteisen kanavan kautta, ja välitä salalause eri reittiä.
- Luo linkki ja lähetä se varmistetulle vastaanottajalle ja kerro yhdellä rivillä, mitä linkki sisältää ja milloin se vanhenee.
- Tarkista tila jälkikäteen. Kun salaisuus on avattu, sen tilana näkyy ”revealed” (avattu). Pro-tileillä on tarkastusloki eli loki linkin tapahtumista, ja siinä näkyy jokaisen tapahtuman aika. Jos linkki näkyy avattuna, ennen kuin vastaanottaja on ehtinyt avata sen, pidä tiedostoa paljastuneena.
Jos luovutettava on pelkkää tekstiä, ilmainen salaisten linkkien työkalu tekee saman ilman tiliä. Tavalliselle URL-osoitteelle, jonka pitää lakata toimimasta tiettynä päivänä, oikea työkalu on vanhenevien linkkien luoja. Huomaa kuitenkin, että se vain lopettaa uudelleenohjauksen. Se ei tuhoa mitään, ja tämä ero on selitetty artikkelissa vanhenevat linkit: salaisuus tuhotaan eikä vain ohjausta lopeteta.
Liitteitä tukevan jakotyökalun turvallinen käyttö
Työkalu hoitaa salauksen ja poistamisen. Jäljelle jäävät riskit liittyvät tiedostoon ja toimitukseen, ja ne ovat samat kaikissa liitteitä tukevissa salaisuuksien jakotyökaluissa.
Valmistele tiedosto. Avaa se ja tarkista, että siinä on vain se, mitä vastaanottaja tarvitsee. Laskentataulukoissa on piilotettuja taulukoita, asiakirjoissa muutosten jäljitystä ja kommentteja, ja kuvissa ja pdf-tiedostoissa metatietoja. Vie tiedostosta puhdas kopio äläkä lähetä työversiota.
Tarkista tiedosto haittaohjelmien varalta. Salattu linkki toimittaa haitallisen tiedoston yhtä hyvin kuin puhtaan. Aja kaikki ulkopuolelta tulleet tiedostot tavallisen virustorjunnan läpi, ennen kuin lataat ne palveluun.
Varmista vastaanottaja toista kanavaa pitkin. Ensimmäisellä avauksella tuhoutuva linkki suojaa sinua lojumaan jääviltä kopioilta. Se ei suojaa siltä, että lähetät linkin väärälle henkilölle, ja kun hän avaa sen, tiedosto on hänen.
Pidä linkki poissa ryhmäkanavilta. Neljänkymmenen hengen kanavalle jaetun linkin voi avata neljäkymmentä ihmistä, ja ensimmäinen napsauttaja tuhoaa sen siltä, joka sitä tarvitsi.
Lähetä salalause erikseen, jos asetit sellaisen. Kun linkki ja salalause ovat samassa viestissä, vuotamiseen riittää yksi viesti.
Testaa ensin vaarattomalla tiedostolla, jos tiimisi ei vielä tunne työkalua. Tarkista kokoraja, miltä lataaminen näyttää vastaanottajalle ja mitä tapahtuu, kun linkki avataan kahdesti.
Kun tiedosto on lähetetty
- Mitätöi avaamaton linkki, kun sitä ei enää tarvita. Voimassaoloaika hoitaa sen lopulta, mitätöinti heti.
- Vaihda kaikki tiedostossa olevat kirjautumistiedot, jos on epäilystäkään siitä, kuka tiedoston avasi.
- Säilytä merkintä, älä tiedostoa. Auditoitavassa työssä kirjaa ylös, kuka sai mitä ja milloin. Kertakäyttölinkin takia tiedostoa ei voi hakea myöhemmin uudelleen, ja juuri se on tarkoitus.
Väliaikainen linkki on vain niin turvallinen kuin sen ympärillä tehdyt päätökset: tiedostolle sopiva linkkityyppi, varmistettu vastaanottaja, lyhyt voimassaoloaika ja puhdas tiedosto. Kun ne ovat kunnossa, työkalu hoitaa loput.