Wer eine Datei an eine E-Mail hängt, erzeugt eine dauerhafte Kopie in mindestens zwei Postfächern. Ein temporärer sicherer Link zum Teilen von Dateien macht das Gegenteil: Die Datei liegt an einer Stelle, der Zugriff endet zu einem festen Zeitpunkt oder nach einem Download, und die Nachricht, die Sie verschicken, enthält nur einen Link.
Nicht jeder temporäre Link schützt gleich gut. Die erste Entscheidung ist deshalb, welche Art zur Datei passt. Die zweite ist, ihn so einzurichten, dass die Übergabe keine Spuren hinterlässt. Dieser Leitfaden behandelt beides, mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen Einmal-Link mit Datei und einem Abschnitt dazu, wie Sie ein Tool für Secret-Links mit Dateianhängen nutzen, ohne in die üblichen Fallen zu laufen.
Was ein temporärer Datei-Link leistet und was nicht
Ein temporärer Link beschränkt den Zugriff auf die gespeicherte Kopie. Das ist eine echte Verbesserung gegenüber einem Anhang, hat aber Grenzen, die Sie kennen sollten.
- Ablauf entfernt den Link nach einer bestimmten Zeit. Das verkürzt den Zeitraum, in dem eine weitergeleitete oder alte Nachricht noch genutzt werden kann.
- Ein Limit für Aufrufe oder Downloads beendet den Zugriff nach einer bestimmten Zahl von Öffnungen. Ein Einmal-Link ist die strenge Variante: ein Download, danach ist die gespeicherte Datei weg.
- Eine Passphrase fügt einen zweiten Faktor hinzu, wenn der Link auch anderen Personen als dem Empfänger unter die Augen kommen könnte.
- Keine dieser Maßnahmen holt eine Datei zurück, die schon heruntergeladen wurde, oder hindert den Empfänger daran, sie zu kopieren. Der Link schützt die Übergabe. Danach hat der Empfänger die Datei.
Die Methode nach der Datei wählen
| Methode | Geeignet für | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Freigabelink aus dem Cloud-Speicher mit Ablauf | Große Dateien, laufende Zusammenarbeit | Standardmäßig „Jeder mit dem Link“, Widerrufen wird leicht vergessen |
| Transferdienst (WeTransfer und ähnliche) | Große einmalige Lieferungen | Die Datei liegt bis zum Ablauf auf deren Servern; Vorschauen und Scanner können sie abrufen |
| Einmal-Link mit Anhang | Zugangsdaten, Zertifikate, Schlüssel, Verträge, alles Kleine und Vertrauliche | Größenlimits; der Empfänger hat genau eine Chance zum Download |
Cloud-Speicher ist die richtige Wahl, wenn weiter an der Datei gearbeitet wird. Legen Sie einen Ablauf fest, beschränken Sie die Freigabe auf namentlich benannte Konten, wenn die Plattform das erlaubt, und stellen Sie sich eine Erinnerung, die Freigabe zu widerrufen.
Transferdienste kommen gut mit großen Dateien zurecht. Prüfen Sie, ob der Dienst so verschlüsselt, dass er die Datei selbst nicht lesen kann. Und denken Sie daran, dass Link-Scanner in Firmen-Mailsystemen die Download-Seite oft aufrufen.
Ein Einmal-Link ist das Werkzeug für die kleine, vertrauliche Datei: ein Zertifikat samt Schlüssel, eine Konfigurationsdatei voller Zugangsdaten, ein unterschriebener Vertrag, eine CSV mit personenbezogenen Daten, die ein Dienstleister für eine einzige Aufgabe braucht. LinkPilot verschlüsselt die Datei vor dem Upload in Ihrem Browser, speichert nur den Geheimtext und löscht ihn beim ersten Download.
So erstellen Sie in LinkPilot einen temporären sicheren Datei-Link
Dateianhänge gibt es bei Secret-Links, die Sie mit einem LinkPilot-Konto erstellen. Melden Sie sich an, öffnen Sie „Secret Links“ und wählen Sie „New“.
- Hängen Sie die Datei an. Bis zu drei Dateien pro Geheimnis, je 9 MB. Jede Datei wird in Ihrem Browser mit einem Schlüssel verschlüsselt, der aus dem Schlüssel des Geheimnisses abgeleitet ist. Der Server sieht die Datei also nie im Klartext.
- Schreiben Sie eine Notiz ins Textfeld, wenn der Empfänger Kontext braucht, etwa zu welcher Umgebung eine Konfiguration gehört. Enthält die Datei Zugangsdaten, lassen Sie Benutzernamen und Hostnamen aus der Notiz heraus und schicken Sie diese getrennt.
- Legen Sie den Ablauf fest. Eine Stunde, 24 Stunden oder sieben Tage in jedem Tarif. Mit Pro können Sie ein genaues Datum und eine Uhrzeit wählen.
- Legen Sie das Aufruflimit fest. Eins für einen einzelnen Empfänger. Drei, fünf oder zehn gibt es für den seltenen Fall, dass jede Person in einer kleinen Gruppe die Datei herunterladen muss.
- Fügen Sie mit Pro eine Passphrase hinzu, wenn der Link über einen gemeinsamen Kanal läuft, und geben Sie die Passphrase auf einem anderen Weg weiter.
- Erstellen Sie den Link und schicken Sie ihn an einen Empfänger, den Sie überprüft haben, mit einer Zeile dazu, was er enthält und wann er abläuft.
- Prüfen Sie danach den Status. Sobald das Geheimnis geöffnet wurde, hat es den Status „revealed“ (geöffnet). Pro-Konten erhalten einen Audit-Verlauf mit der Uhrzeit jedes Ereignisses. Wurde es geöffnet, bevor der Empfänger dazu kam, behandeln Sie die Datei als offengelegt.
Wenn Sie nur Text übergeben, erledigt das kostenlose Tool für Secret-Links dieselbe Aufgabe ohne Konto. Für eine normale URL, die ab einem bestimmten Datum nicht mehr funktionieren soll, ist der Generator für ablaufende Links das richtige Tool. Beachten Sie aber, dass er nur die Weiterleitung beendet. Er löscht nichts. Den Unterschied erklärt der Artikel Ablaufende Links: Das Geheimnis wird gelöscht, nicht nur umgeleitet.
Ein Tool für Secret-Links mit Dateianhängen sicher nutzen
Verschlüsselung und Löschung übernimmt das Tool. Die übrigen Risiken liegen bei der Datei und bei der Zustellung, und sie sind bei jedem Tool für Secret-Links mit Dateianhängen dieselben.
Bereiten Sie die Datei vor. Öffnen Sie sie und prüfen Sie, ob sie nur enthält, was der Empfänger braucht. Tabellen enthalten ausgeblendete Blätter, Dokumente nachverfolgte Änderungen und Kommentare, Bilder und PDFs Metadaten. Exportieren Sie eine saubere Kopie, statt die Arbeitsdatei zu verschicken.
Scannen Sie sie. Ein verschlüsselter Link liefert eine schädliche Datei genauso zuverlässig aus wie eine saubere. Lassen Sie alles, was von außen kam, vor dem Upload durch Ihren üblichen Scanner laufen.
Überprüfen Sie den Empfänger über einen zweiten Kanal. Ein Link, der beim ersten Öffnen gelöscht wird, schützt Sie vor herumliegenden Kopien. Er schützt Sie nicht davor, ihn an die falsche Person zu schicken. Sobald diese ihn öffnet, gehört die Datei ihr.
Halten Sie den Link aus Gruppenkanälen heraus. Ein Link in einem Kanal mit vierzig Personen kann von vierzig Personen geöffnet werden, und wer zuerst klickt, löscht ihn für die Person, die ihn gebraucht hätte.
Schicken Sie die Passphrase getrennt, wenn Sie eine festgelegt haben. Stehen Link und Passphrase in derselben Nachricht, reicht ein einziges Leck.
Testen Sie zuerst mit einer harmlosen Datei, wenn Ihr Team das Tool noch nicht kennt. Prüfen Sie das Upload-Limit, wie der Download abläuft und was passiert, wenn der Link zweimal geöffnet wird.
Nachdem die Datei verschickt ist
- Widerrufen Sie einen Link, der nie geöffnet wurde, sobald Sie ihn nicht mehr brauchen. Der Ablauf erledigt das irgendwann, der Widerruf sofort.
- Erneuern Sie alle Zugangsdaten in der Datei, wenn es auch nur den geringsten Zweifel gibt, wer sie geöffnet hat.
- Bewahren Sie den Nachweis auf, nicht die Datei. Halten Sie bei geprüften Vorgängen fest, wer was wann erhalten hat. Mit dem Einmal-Link können Sie die Datei später nicht mehr abrufen, und genau darum geht es.
Ein temporärer Link ist nur so sicher wie die Entscheidungen drumherum: die passende Link-Art für die Datei, ein überprüfter Empfänger, ein kurzes Zeitfenster und eine saubere Datei. Stimmen diese Punkte, erledigt das Tool den Rest.