Όταν επισυνάπτετε ένα αρχείο σε email, δημιουργείται ένα μόνιμο αντίγραφο σε τουλάχιστον δύο γραμματοκιβώτια. Ένας προσωρινός ασφαλής σύνδεσμος για κοινή χρήση αρχείων κάνει το αντίθετο: το αρχείο βρίσκεται σε ένα μόνο σημείο, η πρόσβαση τελειώνει σε μια προθεσμία ή μετά από μία λήψη, και το μήνυμα που στέλνετε περιέχει μόνο έναν σύνδεσμο.
Δεν προσφέρουν όλοι οι προσωρινοί σύνδεσμοι την ίδια προστασία, οπότε η πρώτη απόφαση είναι ποιο είδος ταιριάζει στο αρχείο. Η δεύτερη είναι να τον ρυθμίσετε έτσι ώστε η παράδοση να μην αφήνει τίποτα πίσω της. Ο οδηγός αυτός καλύπτει και τα δύο, με οδηγίες βήμα προς βήμα για έναν σύνδεσμο αρχείου μίας χρήσης και μια ενότητα για το πώς χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο κοινής χρήσης μυστικών με συνημμένα αρχεία χωρίς να πέσετε στα συνηθισμένα λάθη.
Τι κάνει ένας προσωρινός σύνδεσμος αρχείου και τι όχι
Ένας προσωρινός σύνδεσμος περιορίζει την πρόσβαση στο αποθηκευμένο αντίγραφο. Αυτό είναι πραγματική βελτίωση σε σχέση με ένα συνημμένο, αλλά έχει όρια που πρέπει να είναι ξεκάθαρα.
- Η λήξη καταργεί τον σύνδεσμο μετά από ένα διάστημα. Μικραίνει το χρονικό παράθυρο μέσα στο οποίο ένα προωθημένο ή παλιό μήνυμα μπορεί ακόμη να χρησιμοποιηθεί.
- Ένα όριο προβολών ή λήψεων τερματίζει την πρόσβαση μετά από έναν αριθμό ανοιγμάτων. Ο σύνδεσμος μίας χρήσης είναι η αυστηρή εκδοχή: μία λήψη και μετά το αποθηκευμένο αρχείο δεν υπάρχει πια.
- Μια φράση πρόσβασης προσθέτει δεύτερο παράγοντα σε συνδέσμους που μπορεί να δει κάποιος άλλος εκτός από τον παραλήπτη.
- Κανένα από αυτά δεν παίρνει πίσω ένα αρχείο αφού κατέβει, ούτε εμποδίζει τον παραλήπτη να το αντιγράψει. Ο σύνδεσμος προστατεύει την παράδοση. Ο παραλήπτης έχει πλέον το αρχείο.
Διαλέξτε τη μέθοδο ανάλογα με το αρχείο
| Μέθοδος | Κατάλληλη για | Προσοχή σε |
|---|---|---|
| Σύνδεσμος κοινής χρήσης από cloud αποθήκευση με λήξη | Μεγάλα αρχεία, συνεχή συνεργασία | Η προεπιλογή είναι «οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο» και ξεχνιέται εύκολα η ανάκληση |
| Υπηρεσία μεταφοράς αρχείων (WeTransfer και παρόμοιες) | Μεγάλες αποστολές που γίνονται μία φορά | Το αρχείο μένει στους διακομιστές τους μέχρι τη λήξη· οι προεπισκοπήσεις και οι σαρωτές μπορούν να το ανακτήσουν |
| Μυστικός σύνδεσμος μίας χρήσης με συνημμένο | Διαπιστευτήρια, πιστοποιητικά, κλειδιά, συμβόλαια, οτιδήποτε μικρό και ευαίσθητο | Όρια μεγέθους· ο παραλήπτης έχει ακριβώς μία ευκαιρία να το κατεβάσει |
Η cloud αποθήκευση είναι η σωστή επιλογή όταν οι άνθρωποι θα συνεχίσουν να δουλεύουν στο αρχείο. Ορίστε λήξη, περιορίστε την πρόσβαση σε συγκεκριμένους λογαριασμούς όταν η πλατφόρμα το επιτρέπει και βάλτε υπενθύμιση για να ανακαλέσετε την κοινή χρήση.
Οι υπηρεσίες μεταφοράς χειρίζονται καλά το μέγεθος. Ελέγξτε αν η υπηρεσία κρυπτογραφεί με τρόπο που δεν της επιτρέπει να διαβάσει το αρχείο, και να θυμάστε ότι οι σαρωτές συνδέσμων στα εταιρικά συστήματα email συχνά ανοίγουν τη σελίδα λήψης.
Ένας μυστικός σύνδεσμος μίας χρήσης είναι το εργαλείο για το μικρό, ευαίσθητο αρχείο: ένα πιστοποιητικό μαζί με το κλειδί του, ένα αρχείο ρυθμίσεων γεμάτο διαπιστευτήρια, ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο, ένα CSV με προσωπικά δεδομένα που χρειάζεται ένας εξωτερικός συνεργάτης για μία εργασία. Το LinkPilot κρυπτογραφεί το αρχείο στο πρόγραμμα περιήγησής σας πριν από το ανέβασμα, αποθηκεύει μόνο το κρυπτογράφημα και το διαγράφει με την πρώτη λήψη.
Πώς δημιουργείτε προσωρινό ασφαλή σύνδεσμο αρχείου στο LinkPilot
Τα συνημμένα αρχεία είναι διαθέσιμα σε μυστικούς συνδέσμους που δημιουργούνται από λογαριασμό LinkPilot. Συνδεθείτε, ανοίξτε το «Secret Links» και επιλέξτε «New».
- Επισυνάψτε το αρχείο. Έως τρία αρχεία ανά μυστικό, 9 MB το καθένα. Κάθε αρχείο κρυπτογραφείται στο πρόγραμμα περιήγησής σας με κλειδί που προκύπτει από το κλειδί του ίδιου του μυστικού, οπότε ο διακομιστής δεν βλέπει ποτέ το μη κρυπτογραφημένο αρχείο.
- Προσθέστε ένα σημείωμα στο πεδίο κειμένου αν ο παραλήπτης χρειάζεται πλαίσιο, για παράδειγμα σε ποιο περιβάλλον ανήκει ένα αρχείο ρυθμίσεων. Αν το αρχείο είναι διαπιστευτήριο, μη γράφετε εκεί ονόματα χρηστών και ονόματα διακομιστών. Στείλτε τα χωριστά.
- Ορίστε τη λήξη. Μία ώρα, 24 ώρες ή επτά ημέρες σε κάθε πακέτο. Οι λογαριασμοί Pro μπορούν να ορίσουν ακριβή ημερομηνία και ώρα.
- Ορίστε το όριο προβολών. Μία για έναν παραλήπτη. Οι επιλογές τρεις, πέντε ή δέκα υπάρχουν για τη σπάνια περίπτωση που κάθε μέλος μιας μικρής ομάδας πρέπει να το κατεβάσει χωριστά.
- Προσθέστε φράση πρόσβασης στο πακέτο Pro αν ο σύνδεσμος θα περάσει από κοινόχρηστο κανάλι, και δώστε τη φράση πρόσβασης από άλλο δρόμο.
- Δημιουργήστε τον σύνδεσμο και στείλτε τον σε παραλήπτη που έχετε επαληθεύσει, με μία γραμμή για το τι είναι και πότε λήγει.
- Ελέγξτε την κατάσταση μετά. Μόλις ανοιχτεί, το μυστικό εμφανίζεται με την κατάσταση «revealed» (ανοιγμένο). Οι λογαριασμοί Pro έχουν ιστορικό ενεργειών με την ώρα κάθε συμβάντος. Αν φαίνεται ότι άνοιξε πριν φτάσει σε αυτό ο παραλήπτης, θεωρήστε ότι το αρχείο έχει εκτεθεί.
Αν η παράδοση είναι μόνο κείμενο, το δωρεάν εργαλείο μυστικού συνδέσμου κάνει την ίδια δουλειά χωρίς λογαριασμό. Για ένα απλό URL που πρέπει να σταματήσει να λειτουργεί μετά από μια ημερομηνία, το σωστό εργαλείο είναι η γεννήτρια συνδέσμων με λήξη. Έχετε όμως υπόψη ότι απλώς σταματά την ανακατεύθυνση. Δεν καταστρέφει τίποτα, και αυτή είναι η διαφορά που εξηγεί το άρθρο σύνδεσμοι με λήξη: το μυστικό καταστρέφεται, δεν σταματά απλώς η ανακατεύθυνση.
Ασφαλής χρήση εργαλείου κοινής χρήσης μυστικών με συνημμένα αρχεία
Το εργαλείο αναλαμβάνει την κρυπτογράφηση και τη διαγραφή. Οι κίνδυνοι που μένουν αφορούν το ίδιο το αρχείο και την αποστολή, και είναι οι ίδιοι για κάθε εργαλείο κοινής χρήσης μυστικών με συνημμένα αρχεία.
Προετοιμάστε το αρχείο. Ανοίξτε το και ελέγξτε ότι περιέχει μόνο όσα χρειάζεται ο παραλήπτης. Τα υπολογιστικά φύλλα έχουν κρυφά φύλλα, τα έγγραφα κουβαλούν παρακολούθηση αλλαγών και σχόλια, οι εικόνες και τα PDF περιέχουν μεταδεδομένα. Εξαγάγετε ένα καθαρό αντίγραφο αντί να στείλετε το αρχείο εργασίας.
Σαρώστε το. Ένας κρυπτογραφημένος σύνδεσμος παραδίδει ένα κακόβουλο αρχείο εξίσου καλά με ένα καθαρό. Ελέγξτε με τον συνηθισμένο σαρωτή σας ό,τι ήρθε από έξω, πριν το ανεβάσετε.
Επαληθεύστε τον παραλήπτη από δεύτερο κανάλι. Ένας σύνδεσμος που διαγράφεται οριστικά με το πρώτο άνοιγμα σας προστατεύει από αντίγραφα που μένουν παρατημένα. Δεν σας προστατεύει αν τον στείλετε σε λάθος άτομο, και μόλις εκείνο τον ανοίξει, το αρχείο είναι πια δικό του.
Κρατήστε τον σύνδεσμο έξω από ομαδικά κανάλια. Έναν σύνδεσμο σε κανάλι σαράντα ατόμων μπορούν να τον ανοίξουν σαράντα άτομα, και ο πρώτος που θα κάνει κλικ τον διαγράφει οριστικά για αυτόν που τον χρειαζόταν.
Στείλτε τη φράση πρόσβασης χωριστά, αν έχετε ορίσει. Σύνδεσμος και φράση πρόσβασης στο ίδιο μήνυμα σημαίνει ότι αρκεί να διαρρεύσει ένα μόνο μήνυμα.
Δοκιμάστε πρώτα με ένα αβλαβές αρχείο, αν η ομάδα σας είναι καινούργια στο εργαλείο. Ελέγξτε το όριο ανεβάσματος, πώς γίνεται η λήψη και τι συμβαίνει όταν ο σύνδεσμος ανοιχτεί δεύτερη φορά.
Αφού σταλεί το αρχείο
- Ανακαλέστε έναν σύνδεσμο που δεν άνοιξε ποτέ, μόλις δεν τον χρειάζεστε πια. Η λήξη θα το κάνει τελικά, η ανάκληση το κάνει τώρα.
- Αλλάξτε ό,τι μέσα στο αρχείο είναι διαπιστευτήριο, αν υπάρχει η παραμικρή αμφιβολία για το ποιος το άνοιξε.
- Κρατήστε την καταγραφή, όχι το αρχείο. Για εργασίες που υπόκεινται σε έλεγχο, σημειώστε ποιος έλαβε τι και πότε. Ο σύνδεσμος μίας χρήσης σημαίνει ότι δεν μπορείτε να ξαναπάρετε το αρχείο αργότερα, και αυτός ακριβώς είναι ο σκοπός.
Ένας προσωρινός σύνδεσμος είναι τόσο ασφαλής όσο οι αποφάσεις γύρω από αυτόν: το σωστό είδος συνδέσμου για το αρχείο, επαληθευμένος παραλήπτης, σύντομο χρονικό παράθυρο και καθαρό αρχείο. Αν τα κάνετε αυτά σωστά, το εργαλείο κάνει τα υπόλοιπα.