Soubor přiložený k e-mailu vytvoří trvalou kopii nejméně ve dvou e-mailových schránkách. Dočasný zabezpečený odkaz pro sdílení souborů funguje opačně: soubor leží na jednom místě, přístup skončí v určený termín nebo po jednom stažení a zpráva, kterou posíláte, obsahuje jen odkaz.
Dočasné odkazy nechrání všechny stejně, takže nejdřív se rozhodněte, který druh se k souboru hodí. Pak ho nastavte tak, aby po předání nic nezůstalo. Tento návod probírá obojí: krok za krokem ukazuje, jak vytvořit jednorázový odkaz na soubor, a samostatná část radí, jak používat nástroj pro sdílení tajných zpráv s přílohami a vyhnout se obvyklým chybám.
Co dočasný odkaz na soubor dělá a co ne
Dočasný odkaz omezuje přístup k uložené kopii. Proti příloze je to skutečné zlepšení, ale má své hranice a je dobré je znát.
- Vypršení platnosti odkaz po určité době vyřadí. Zkracuje dobu, po kterou lze přeposlanou nebo starou zprávu ještě použít.
- Limit zobrazení nebo stažení ukončí přístup po určitém počtu otevření. Jednorázový odkaz je jeho přísná podoba: jedno stažení a uložený soubor zmizí.
- Heslová fráze přidává druhý faktor u odkazů, které může vidět i někdo jiný než příjemce.
- Žádná z těchto možností nevrátí soubor, který už byl stažen, a nezabrání příjemci, aby si ho zkopíroval. Odkaz chrání předání. Soubor teď má příjemce.
Metodu vyberte podle souboru
| Metoda | Vhodná pro | Pozor na |
|---|---|---|
| Odkaz ke sdílení z cloudového úložiště s vypršením platnosti | Velké soubory, průběžnou spolupráci | Výchozí nastavení je „kdokoli s odkazem“, na zneplatnění se snadno zapomene |
| Přenosová služba (WeTransfer a podobné) | Velké jednorázové dodávky | Soubor leží na jejich serverech až do vypršení platnosti; náhledy a skenery si ho mohou stáhnout |
| Jednorázový tajný odkaz s přílohou | Přihlašovací údaje, certifikáty, klíče, smlouvy, cokoli malého a citlivého | Limity velikosti; příjemce má na stažení přesně jeden pokus |
Cloudové úložiště se hodí, když se na souboru bude dál pracovat. Nastavte vypršení platnosti, pokud to platforma umožňuje, omezte přístup na konkrétní účty a nastavte si připomínku, že sdílení máte zneplatnit.
Přenosové služby zvládnou velké soubory. Ověřte, zda služba šifruje tak, aby soubor sama přečíst nemohla, a počítejte s tím, že skenery odkazů ve firemních poštovních systémech stránku ke stažení často samy otevřou.
Jednorázový tajný odkaz je nástroj pro malý a citlivý soubor: certifikát s klíčem, konfigurační soubor plný přihlašovacích údajů, podepsanou smlouvu nebo CSV s osobními údaji, které externista potřebuje pro jeden úkol. LinkPilot soubor zašifruje ve vašem prohlížeči ještě před nahráním, ukládá jen šifrový text a při prvním stažení ho smaže.
Jak vytvořit dočasný zabezpečený odkaz na soubor v LinkPilotu
Přílohy jsou k dispozici u tajných odkazů vytvořených z účtu LinkPilot. Přihlaste se, otevřete „Secret Links“ a zvolte „New“.
- Přiložte soubor. Až tři soubory na jednu tajnou zprávu, každý do 9 MB. Každý soubor se zašifruje ve vašem prohlížeči klíčem odvozeným z vlastního klíče tajné zprávy, takže server soubor v čitelné podobě nikdy nevidí.
- Do textového pole napište poznámku, pokud příjemce potřebuje kontext, například pro které prostředí je konfigurace určena. Pokud jsou v souboru přihlašovací údaje, uživatelská jména a názvy hostitelů do poznámky nepište a pošlete je zvlášť.
- Nastavte vypršení platnosti. Jedna hodina, 24 hodin nebo sedm dní v každém tarifu. Účty Pro mohou nastavit přesné datum a čas.
- Nastavte limit zobrazení. Jedno zobrazení pro jednoho příjemce. Tři, pět nebo deset jsou pro vzácný případ, kdy si soubor musí stáhnout každý z malé skupiny.
- V tarifu Pro přidejte heslovou frázi, pokud odkaz půjde přes sdílený kanál, a frázi předejte jinou cestou.
- Vytvořte odkaz a pošlete ho ověřenému příjemci s jednou větou o tom, co obsahuje a kdy vyprší.
- Potom zkontrolujte stav. Po otevření má tajná zpráva stav „revealed“ (zobrazeno). Účty Pro mají časovou osu auditu s časem každé události. Pokud byl odkaz otevřen dřív, než se k němu dostal příjemce, považujte soubor za vyzrazený.
Pokud předáváte jen text, stejnou práci odvede bezplatný nástroj pro tajné odkazy bez účtu. Pro běžnou adresu URL, která má po určitém datu přestat fungovat, je správný generátor odkazů s vypršením platnosti. Počítejte ale s tím, že jen přestane přesměrovávat. Nic nezničí, a právě tento rozdíl vysvětluje článek odkazy s vypršením platnosti: tajná zpráva se zničí, ne jen přestane přesměrovávat.
Jak bezpečně používat nástroj pro sdílení tajných zpráv s přílohami
Šifrování a smazání zajistí nástroj. Zbývající rizika se týkají souboru a doručení a jsou stejná u každého nástroje pro sdílení tajných zpráv s přílohami.
Připravte soubor. Otevřete ho a zkontrolujte, že obsahuje jen to, co příjemce potřebuje. Tabulky mívají skryté listy, dokumenty sledované změny a komentáře, obrázky a PDF metadata. Místo pracovního souboru pošlete čistou exportovanou kopii.
Prověřte ho antivirem. Šifrovaný odkaz doručí škodlivý soubor stejně spolehlivě jako čistý. Cokoli, co přišlo zvenčí, před nahráním nechte projít běžným skenerem.
Ověřte příjemce druhým kanálem. Odkaz, který se při prvním otevření zničí, vás chrání před kopiemi, které by někde zůstaly. Nechrání vás před tím, že ho pošlete špatnému člověku, a jakmile ho otevře, soubor má on.
Neposílejte odkaz do skupinových kanálů. Odkaz v kanálu se čtyřiceti lidmi může otevřít čtyřicet lidí a první, kdo na něj klikne, ho zničí pro toho, kdo ho potřeboval.
Heslovou frázi pošlete zvlášť, pokud jste ji nastavili. Odkaz a fráze v jedné zprávě znamenají jednu zprávu, která může uniknout.
Nejdřív to vyzkoušejte s neškodným souborem, pokud je nástroj pro tým nový. Ověřte limit pro nahrání, jak vypadá stažení a co se stane, když se odkaz otevře dvakrát.
Po odeslání souboru
- Zneplatněte odkaz, který nikdo neotevřel, jakmile už není potřeba. Vypršení platnosti to časem udělá také, zneplatnění hned.
- Změňte všechny přihlašovací údaje, které soubor obsahuje, pokud není úplně jisté, kdo soubor otevřel.
- Uchovejte záznam, ne soubor. U auditované práce si poznamenejte, kdo co a kdy dostal. Jednorázový odkaz znamená, že se pro soubor už později vrátit nemůžete, a o to právě jde.
Dočasný odkaz je jen tak bezpečný jako rozhodnutí kolem něj: správný druh odkazu pro konkrétní soubor, ověřený příjemce, krátká doba platnosti a čistý soubor. Když tohle uděláte správně, zbytek zvládne nástroj.