Når du vedhæfter en fil til en e-mail, ligger der bagefter en permanent kopi i mindst to postkasser. Et midlertidigt, sikkert link til fildeling gør det modsatte: filen ligger ét sted, adgangen ophører ved en frist eller efter én download, og beskeden, du sender, indeholder kun et link.
Ikke alle midlertidige links giver den samme beskyttelse, så den første beslutning er, hvilken slags der passer til filen. Den anden er at sætte linket op, så overdragelsen ikke efterlader noget. Denne guide gennemgår begge dele med en trinvis vejledning til et engangslink med en fil og et afsnit om, hvordan du bruger et værktøj til deling af hemmeligheder med vedhæftede filer uden at falde i de typiske fælder.
Hvad et midlertidigt fillink gør, og hvad det ikke gør
Et midlertidigt link begrænser adgangen til den gemte kopi. Det er en reel forbedring i forhold til en vedhæftet fil, og det har begrænsninger, som du bør kende.
- Udløb fjerner linket efter et stykke tid. Det gør tidsrummet kortere, hvor en videresendt eller gammel besked stadig kan bruges.
- En grænse for visninger eller downloads lukker adgangen efter et bestemt antal åbninger. Et engangslink er den strikse udgave: én download, og så er den gemte fil væk.
- En adgangssætning tilføjer en ekstra faktor til links, som andre end modtageren måske kan se.
- Ingen af dem henter en fil tilbage, når den er downloadet, eller forhindrer modtageren i at kopiere den. Linket beskytter overdragelsen. Derefter har modtageren filen.
Vælg metoden efter filen
| Metode | Velegnet til | Pas på |
|---|---|---|
| Delingslink fra cloudlager med udløb | Store filer, løbende samarbejde | Står som standard til ”alle med linket”, og det er let at glemme at tilbagekalde det |
| Overførselstjeneste (WeTransfer og lignende) | Store engangsleverancer | Filen ligger på deres servere indtil udløb; forhåndsvisninger og scannere kan hente den |
| Hemmeligt engangslink med vedhæftet fil | Loginoplysninger, certifikater, nøgler, kontrakter, alt småt og følsomt | Størrelsesgrænser; modtageren får præcis én chance for at downloade |
Cloudlager er det rigtige valg, når folk skal arbejde videre i filen. Sæt et udløb, begræns delingen til navngivne konti, hvis platformen tillader det, og sæt en påmindelse om at tilbagekalde delingen.
Overførselstjenester klarer store filer godt. Undersøg, om tjenesten krypterer, så den ikke selv kan læse filen, og husk, at linkscannere i virksomheders e-mailsystemer ofte henter downloadsiden.
Et hemmeligt engangslink er værktøjet til den lille, følsomme fil: et certifikat med tilhørende nøgle, en konfigurationsfil fuld af loginoplysninger, en underskrevet kontrakt eller en CSV-fil med personoplysninger, som en ekstern konsulent skal bruge til én opgave. LinkPilot krypterer filen i din browser før upload, gemmer kun chifferteksten og sletter den, første gang den bliver downloadet.
Sådan opretter du et midlertidigt, sikkert fillink i LinkPilot
Vedhæftede filer kan bruges på hemmelige links, der oprettes fra en LinkPilot-konto. Log ind, åbn ”Secret Links”, og vælg ”New”.
- Vedhæft filen. Op til tre filer pr. hemmelighed, 9 MB hver. Hver fil krypteres i din browser med en nøgle, der er afledt af hemmelighedens egen nøgle, så serveren aldrig ser filen i klartekst.
- Skriv en note i tekstfeltet, hvis modtageren har brug for sammenhæng, fx hvilket miljø en konfiguration hører til. Hold brugernavne og værtsnavne ude af noten, hvis filen indeholder loginoplysninger; send dem separat.
- Vælg udløbet. En time, 24 timer eller syv dage på alle planer. Pro-konti kan vælge en præcis dato og et præcist klokkeslæt.
- Vælg grænsen for visninger. Én til en enkelt modtager. Tre, fem eller ti findes til de sjældne tilfælde, hvor hver person i en lille gruppe skal downloade filen.
- Tilføj en adgangssætning på Pro, hvis linket skal gennem en delt kanal, og giv adgangssætningen videre ad en anden vej.
- Opret linket, og send det til en modtager, du har bekræftet, med én linje om, hvad det er, og hvornår det udløber.
- Tjek status bagefter. Hemmeligheden får status ”revealed” (åbnet), når den er blevet åbnet. Pro-konti får en revisionslog med tidspunktet for hver hændelse. Hvis den står som åbnet, før modtageren nåede til den, skal du betragte filen som kompromitteret.
Hvis overdragelsen kun er tekst, gør det gratis værktøj til hemmelige links det samme uden konto. Til en almindelig URL, der skal holde op med at virke efter en dato, er generatoren til udløbende links det rigtige værktøj, men bemærk, at den kun stopper omdirigeringen. Den destruerer ikke noget, og forskellen forklares i udløbende links: hemmeligheden destrueres, den bliver ikke bare omdirigeret.
Sådan bruger du et værktøj til deling af hemmeligheder med vedhæftede filer sikkert
Værktøjet tager sig af kryptering og sletning. De resterende risici handler om filen og leveringen, og de er de samme for ethvert værktøj til deling af hemmeligheder med vedhæftede filer.
Gør filen klar. Åbn den, og tjek, at den kun indeholder det, modtageren har brug for. Regneark kan have skjulte ark, dokumenter kan have registrerede ændringer og kommentarer, og billeder og pdf-filer indeholder metadata. Eksportér en ren kopi i stedet for at sende arbejdsfilen.
Scan den. Et krypteret link leverer en ondsindet fil lige så godt som en ren. Kør alt, der kommer udefra, gennem jeres normale scanner, før du uploader det.
Bekræft modtageren via en anden kanal. Et link, der slettes ved første åbning, beskytter dig mod kopier, der ligger og flyder. Det beskytter dig ikke mod at sende det til den forkerte person, og når linket først er åbnet, har den forkerte person filen.
Hold linket ude af gruppekanaler. Et link i en kanal med fyrre personer er et link, som fyrre personer kan åbne, og den første, der klikker på det, sletter det for den person, der skulle bruge det.
Send adgangssætningen separat, hvis du har valgt en. Link og adgangssætning i samme besked er én besked, der kan lække.
Test først med en harmløs fil, hvis dit team ikke kender værktøjet endnu. Tjek uploadgrænsen, hvordan download fungerer for modtageren, og hvad der sker, når linket åbnes to gange.
Når filen er sendt
- Tilbagekald et link, der aldrig blev åbnet, når der ikke længere er brug for det. Udløbet gør det til sidst; en tilbagekaldelse gør det nu.
- Skift alle loginoplysninger i filen, hvis der er den mindste tvivl om, hvem der åbnede den.
- Gem registreringen, ikke filen. Ved arbejde, der skal kunne revideres, noterer du, hvem der modtog hvad og hvornår. Engangslinket betyder, at du ikke kan hente filen igen senere, og det er netop meningen.
Et midlertidigt link er kun så sikkert som beslutningerne omkring det: den rigtige slags link til filen, en bekræftet modtager, et kort tidsrum og en ren fil. Er de på plads, klarer værktøjet resten.