Adjuntar un archivo a un correo deja una copia permanente en al menos dos buzones. Un enlace temporal y seguro para compartir archivos hace lo contrario: el archivo está en un solo sitio, el acceso termina en una fecha límite o tras una descarga, y el mensaje que envías no contiene más que un enlace.
No todos los enlaces temporales ofrecen la misma protección, así que la primera decisión es qué tipo encaja con el archivo. La segunda es configurarlo para que la entrega no deje nada atrás. Esta guía cubre las dos cosas, con instrucciones paso a paso para un enlace de archivo de un solo uso y una sección sobre cómo usar una herramienta para compartir secretos con archivos adjuntos sin caer en los errores habituales.
Qué hace un enlace temporal de archivo y qué no hace
Un enlace temporal limita el acceso a la copia almacenada. Es una mejora real frente a un adjunto, y tiene límites que conviene tener claros.
- La expiración elimina el enlace pasado un tiempo. Reduce el plazo en el que un mensaje reenviado o antiguo todavía se puede usar.
- Un límite de vistas o descargas corta el acceso tras un número de aperturas. Un enlace de un solo uso es la versión estricta: una descarga y después el archivo almacenado desaparece.
- Una frase de contraseña añade un segundo factor para enlaces que podría ver alguien distinto del destinatario.
- Ninguno de ellos recupera un archivo que ya se ha descargado ni impide que el destinatario lo copie. El enlace protege la entrega. El destinatario ya tiene el archivo.
Elige el método según el archivo
| Método | Adecuado para | Ten cuidado con |
|---|---|---|
| Enlace para compartir de un almacenamiento en la nube, con expiración | Archivos grandes, colaboración continua | Por defecto suele ser «cualquier persona con el enlace», y es fácil olvidarse de revocarlo |
| Servicio de transferencia (WeTransfer y similares) | Entregas puntuales de gran tamaño | El archivo queda en sus servidores hasta que expira; las vistas previas y los escáneres pueden descargarlo |
| Enlace secreto de un solo uso con archivo adjunto | Credenciales, certificados, claves, contratos, cualquier cosa pequeña y confidencial | Límites de tamaño; el destinatario tiene una sola oportunidad de descargarlo |
El almacenamiento en la nube es lo adecuado cuando la gente va a seguir trabajando en el archivo. Fija una expiración, limita el acceso a cuentas concretas cuando la plataforma lo permita y ponte un recordatorio para revocar el enlace compartido.
Los servicios de transferencia manejan bien el tamaño. Comprueba si el servicio cifra de forma que él mismo no pueda leer el archivo, y recuerda que los escáneres de enlaces de los sistemas de correo corporativos suelen abrir la página de descarga.
Un enlace secreto de un solo uso es la herramienta para el archivo pequeño y confidencial: un certificado y su clave, un archivo de configuración lleno de credenciales, un contrato firmado, un CSV de datos personales que un colaborador externo necesita para una sola tarea. LinkPilot cifra el archivo en tu navegador antes de subirlo, guarda solo el texto cifrado y lo elimina la primera vez que se descarga.
Cómo crear un enlace temporal y seguro para un archivo en LinkPilot
Los archivos adjuntos están disponibles en los enlaces secretos creados desde una cuenta de LinkPilot. Inicia sesión, abre «Secret Links» y elige «New».
- Adjunta el archivo. Hasta tres archivos por secreto, de 9 MB cada uno. Cada archivo se cifra en tu navegador con una clave derivada de la clave del propio secreto, así que el servidor nunca ve el archivo sin cifrar.
- Añade una nota en el campo de texto si el destinatario necesita contexto, por ejemplo a qué entorno pertenece una configuración. Si el archivo es una credencial, no pongas ahí nombres de usuario ni nombres de host; envíalos por separado.
- Fija la expiración. Una hora, 24 horas o siete días en todos los planes. Las cuentas Pro pueden fijar una fecha y una hora exactas.
- Fija el límite de vistas. Una para un solo destinatario. Existen tres, cinco o diez para el caso poco frecuente en que cada persona de un grupo pequeño tenga que descargarlo.
- Añade una frase de contraseña con Pro si el enlace va a pasar por un canal compartido, y comunica la frase de contraseña por otra vía.
- Crea el enlace y envíalo a un destinatario cuya identidad hayas comprobado, con una línea que diga qué es y cuándo expira.
- Comprueba el estado después. En cuanto se abre, el secreto aparece con el estado «revealed» (mostrado). Las cuentas Pro tienen un historial de auditoría con la hora de cada evento. Si aparece abierto antes de que el destinatario llegara a él, da el archivo por expuesto.
Si lo que entregas es solo texto, la herramienta gratis de enlaces secretos hace lo mismo sin cuenta. Para una URL normal que debe dejar de funcionar a partir de una fecha, la herramienta adecuada es el generador de enlaces que expiran, pero ten en cuenta que solo deja de redirigir. No destruye nada, y esa es la diferencia que explica enlaces que expiran: el secreto se destruye, no solo se redirige.
Cómo usar de forma segura una herramienta para compartir secretos con archivos adjuntos
La herramienta se ocupa del cifrado y la eliminación. Los riesgos que quedan tienen que ver con el archivo y con la entrega, y son los mismos en cualquier herramienta para compartir secretos con archivos adjuntos.
Prepara el archivo. Ábrelo y comprueba que contiene solo lo que el destinatario necesita. Las hojas de cálculo llevan hojas ocultas, los documentos llevan control de cambios y comentarios, y las imágenes y los PDF llevan metadatos. Exporta una copia limpia en lugar de enviar el archivo de trabajo.
Analízalo. Un enlace cifrado entrega un archivo malicioso igual de bien que uno limpio. Pasa todo lo que venga de fuera por tu antivirus habitual antes de subirlo.
Comprueba la identidad del destinatario por un segundo canal. Un enlace que se destruye en la primera apertura te protege de las copias que quedan por ahí. No te protege de enviarlo a la persona equivocada, y en cuanto esa persona lo abre, el archivo es suyo.
No pongas el enlace en canales de grupo. Un enlace en un canal de cuarenta personas es un enlace que pueden abrir cuarenta personas, y la primera persona que haga clic lo destruye para quien lo necesitaba.
Envía la frase de contraseña por separado si has puesto una. Enlace y frase de contraseña en el mismo mensaje son un único mensaje que puede filtrarse.
Prueba antes con un archivo inofensivo si tu equipo es nuevo con la herramienta. Comprueba el límite de subida, cómo es la descarga y qué pasa cuando el enlace se abre dos veces.
Después de enviar el archivo
- Revoca un enlace que nunca se abrió cuando ya no haga falta. La expiración lo hará al final; revocarlo lo hace ahora.
- Rota las credenciales que contenga el archivo si hay la menor duda sobre quién lo abrió.
- Guarda el registro, no el archivo. En trabajos sujetos a auditoría, anota quién recibió qué y cuándo. Con el enlace de un solo uso no puedes volver a por el archivo más tarde, y de eso se trata.
Un enlace temporal es tan seguro como las decisiones que lo rodean: el tipo de enlace adecuado para el archivo, un destinatario comprobado, un plazo corto y un archivo limpio. Si aciertas en eso, la herramienta hace el resto.