קובץ שמצרפים לאימייל משאיר עותק קבוע לפחות בשתי תיבות דואר. קישור זמני ומאובטח לשיתוף קבצים עושה את ההפך: הקובץ נמצא במקום אחד, הגישה אליו מסתיימת במועד שנקבע או אחרי הורדה אחת, וההודעה שאתם שולחים מכילה רק קישור.
לא כל קישור זמני מגן באותה מידה, ולכן ההחלטה הראשונה היא איזה סוג מתאים לקובץ. ההחלטה השנייה היא איך להגדיר אותו כך שהמסירה לא תשאיר שום דבר מאחור. המדריך עוסק בשתיהן: הוא כולל הוראות שלב אחר שלב לקישור חד-פעמי לקובץ, וחלק על שימוש בכלי לשיתוף סודות עם קבצים מצורפים בלי ליפול בטעויות הרגילות.
מה קישור זמני לקובץ עושה, ומה הוא לא עושה
קישור זמני מגביל את הגישה לעותק השמור. זה שיפור אמיתי לעומת קובץ מצורף, ויש לו גבולות שכדאי להבין היטב.
- תפוגה מסירה את הקישור אחרי זמן מסוים. היא מקצרת את פרק הזמן שבו עדיין אפשר להשתמש בהודעה ישנה או בהודעה שהועברה הלאה.
- הגבלת צפיות או הורדות מסיימת את הגישה אחרי מספר פתיחות. קישור חד-פעמי הוא הגרסה המחמירה: הורדה אחת, ואז הקובץ השמור נמחק.
- ביטוי סיסמה מוסיף גורם שני לקישורים שאדם אחר מלבד הנמען עלול לראות.
- אף אחד מהם לא מחזיר קובץ אחרי שהורד, ולא מונע מהנמען להעתיק אותו. הקישור מגן על המסירה. מרגע ההורדה הקובץ נמצא אצל הנמען.
בחירת השיטה לפי הקובץ
| שיטה | מתאימה ל | שימו לב |
|---|---|---|
| קישור שיתוף מאחסון בענן עם תפוגה | קבצים גדולים, עבודה משותפת מתמשכת | ברירת המחדל היא "כל מי שיש לו את הקישור", וקל לשכוח לבטל את השיתוף |
| שירות העברת קבצים (WeTransfer ודומיו) | משלוחים גדולים חד-פעמיים | הקובץ נשמר בשרתים שלהם עד התפוגה; תצוגות מקדימות וסורקים יכולים למשוך אותו |
| קישור סודי חד-פעמי עם קובץ מצורף | פרטי התחברות, תעודות, מפתחות, חוזים, כל דבר קטן ורגיש | מגבלות גודל; לנמען יש הזדמנות אחת בלבד להוריד |
אחסון בענן מתאים כשאנשים ימשיכו לעבוד על הקובץ. הגדירו תפוגה, הגבילו את הגישה לחשבונות מסוימים אם הפלטפורמה מאפשרת, וקבעו תזכורת לבטל את השיתוף.
שירותי העברת קבצים מתמודדים היטב עם גודל. בדקו אם השירות מצפין בצורה שמונעת ממנו לקרוא את הקובץ, וזכרו שסורקי קישורים במערכות דואר ארגוניות ניגשים לא פעם לדף ההורדה.
קישור סודי חד-פעמי הוא הכלי לקובץ קטן ורגיש: תעודה והמפתח שלה, קובץ הגדרות מלא בפרטי התחברות, חוזה חתום, קובץ CSV עם מידע אישי שקבלן צריך למשימה אחת. LinkPilot מצפין את הקובץ בדפדפן שלכם לפני ההעלאה, שומר רק את הטקסט המוצפן ומוחק אותו בפעם הראשונה שמורידים אותו.
איך יוצרים קישור זמני ומאובטח לקובץ ב-LinkPilot
אפשר לצרף קבצים לקישורים סודיים שנוצרים מחשבון LinkPilot. התחברו, פתחו את "Secret Links" ובחרו "New".
- צרפו את הקובץ. עד שלושה קבצים לכל סוד, עד 9 MB כל אחד. כל קובץ מוצפן בדפדפן שלכם במפתח שנגזר מהמפתח של הסוד עצמו, כך שהשרת אף פעם לא רואה את הקובץ הגלוי.
- הוסיפו הערה בשדה הטקסט אם הנמען צריך הקשר, למשל לאיזו סביבה שייך קובץ ההגדרות. אם הקובץ הוא פרטי התחברות, אל תכתבו בהערה שמות משתמש ושמות שרתים; שלחו אותם בנפרד.
- הגדירו את התפוגה. שעה אחת, 24 שעות או שבעה ימים בכל התוכניות. בחשבונות Pro אפשר לקבוע תאריך ושעה מדויקים.
- הגדירו את מגבלת הצפיות. צפייה אחת לנמען יחיד. שלוש, חמש או עשר צפיות קיימות למקרה הנדיר שבו כל אחד בקבוצה קטנה צריך להוריד את הקובץ.
- הוסיפו ביטוי סיסמה ב-Pro אם הקישור יעבור בערוץ משותף, ומסרו את ביטוי הסיסמה בדרך אחרת.
- צרו את הקישור ושלחו אותו לנמען שאימתתם, עם שורה אחת על מה הוא מכיל ומתי יפוג תוקפו.
- בדקו את הסטטוס אחר כך. אחרי שהסוד נפתח, הוא מקבל את הסטטוס "revealed" (הוצג). בחשבונות Pro יש יומן ביקורת עם השעה של כל אירוע. אם הסוד מסומן כפתוח לפני שהנמען הגיע אליו, התייחסו לקובץ כאל קובץ שנחשף.
אם מוסרים רק טקסט, הכלי החינמי ליצירת קישור סודי עושה את אותה עבודה בלי חשבון. לכתובת URL רגילה שצריכה להפסיק לעבוד אחרי תאריך מסוים, מחולל הקישורים עם תפוגה הוא הכלי המתאים, אבל הוא רק מפסיק להפנות. הוא לא משמיד שום דבר, וזה ההבדל שמוסבר במאמר קישורים עם תפוגה: הסוד מושמד, לא רק מפסיק להפנות.
שימוש בטוח בכלי לשיתוף סודות עם קבצים מצורפים
הכלי מטפל בהצפנה ובמחיקה. הסיכונים שנשארים קשורים לקובץ ולמסירה, והם זהים בכל כלי לשיתוף סודות עם קבצים מצורפים.
הכינו את הקובץ. פתחו אותו ובדקו שיש בו רק מה שהנמען צריך. בגיליונות אלקטרוניים יש גיליונות מוסתרים, במסמכים יש מעקב שינויים והערות, ובתמונות ובקובצי PDF יש מטא-נתונים. ייצאו עותק נקי במקום לשלוח את קובץ העבודה.
סרקו אותו. קישור מוצפן מעביר קובץ זדוני בדיוק כמו קובץ נקי. כל קובץ שהגיע מבחוץ צריך לעבור בסורק הרגיל שלכם לפני ההעלאה.
אמתו את הנמען בערוץ נוסף. קישור שנמחק בפתיחה הראשונה מגן מפני עותקים שנשארים בכל מקום. הוא לא מגן מפני שליחה לאדם הלא נכון, וברגע שאותו אדם פותח אותו, הקובץ אצלו.
אל תשלחו את הקישור בערוצים קבוצתיים. קישור בערוץ של ארבעים אנשים הוא קישור שארבעים אנשים יכולים לפתוח, והראשון שלוחץ עליו מוחק אותו לפני שהאדם שהיה צריך אותו מגיע אליו.
שלחו את ביטוי הסיסמה בנפרד אם הגדרתם אחד. קישור וביטוי סיסמה באותה הודעה הם הודעה אחת שיכולה לדלוף.
נסו קודם עם קובץ לא רגיש אם הצוות שלכם חדש בכלי. בדקו את מגבלת ההעלאה, את חוויית ההורדה ומה קורה כשפותחים את הקישור פעמיים.
אחרי שהקובץ נשלח
- בטלו את הקישור אם הוא לא נפתח ואין בו עוד צורך. התפוגה תעשה זאת בסוף; ביטול הקישור עושה זאת עכשיו.
- החליפו כל פרט התחברות שנמצא בקובץ, אם יש ספק כלשהו לגבי מי פתח אותו.
- שמרו את התיעוד, לא את הקובץ. בעבודה שעוברת ביקורת, רשמו מי קיבל מה ומתי. הקישור החד-פעמי אומר שאי אפשר לחזור לקובץ מאוחר יותר, וזו בדיוק המטרה.
הבטיחות של קישור זמני תלויה בהחלטות שסביבו: סוג הקישור המתאים לקובץ, נמען מאומת, חלון זמן קצר וקובץ נקי. כשאלה נעשים נכון, הכלי עושה את השאר.