Sähköposti on paikka, jossa kirjautumistiedot elävät ikuisesti. Maanantaina lähetetty salasana on edelleen lähettäjän lähetetyissä viesteissä, vastaanottajan saapuneet-kansiossa, jokaisessa puhelimessa ja kannettavassa, johon kumpikin tili synkronoituu, sekä kahden sähköpostipalvelun varmuuskopioissa. Kun viestin lähettää kerran eteenpäin, kopioiden määrä kaksinkertaistuu.
Kirjautumistietojen turvallinen jakaminen ilman sähköpostia tarkoittaa kanavaa, joka ei jätä kopioita, tai ei ainakaan kopioita, joita et hallitse. Hyviä vaihtoehtoja on neljä. Sopiva riippuu siitä, tarvitseeko vastaanottaja kirjautumistietoja kerran vai pysyvästi ja onko hän oman organisaatiosi sisällä.
Neljä tapaa jakaa kirjautumistiedot ilman sähköpostia
| Tapa | Sopii parhaiten | Mitä se ei tee |
|---|---|---|
| Jakaminen salasanojen hallintaohjelmassa | Työkavereille, jotka tarvitsevat jatkuvaa pääsyä | Ei auta yksittäisen vastaanottajan kanssa, joka ei ole holvissasi |
| Kertakäyttöinen salainen linkki | Yksittäiseen luovutukseen kenelle tahansa, organisaation sisälle tai ulkopuolelle | Ei hallitse sitä, mitä tapahtuu sisällön näyttämisen jälkeen |
| Salattu pikaviestisovellus ja katoavat viestit | Nopeisiin luovutuksiin ihmisille, jotka jo käyttävät sovellusta | Ei estä kuvakaappauksia eikä synkronointia muille laitteille |
| Puhelu tai tapaaminen | Erittäin arvokkaisiin salaisuuksiin ja lyhyisiin merkkijonoihin | Ei skaalaudu eikä jätä luovutuksesta mitään merkintää |
Salasanojen hallintaohjelma on oikea paikka kirjautumistiedoille, joita tiimi käyttää toistuvasti. Jaetut holvit 1Passwordissa, Bitwardenissa ja muissa antavat henkilökohtaiset käyttöoikeudet, niiden mitätöinnin ja salasanojen vaihtamisen. Aukko on ihminen, joka ei ole holvissasi: alihankkija, asiakas, uusi työntekijä ensimmäisenä päivänään tai toimittajan tukiinsinööri. Hänen kutsumisensa holviin yhden salasanan takia on raskasta, ja monien hallintaohjelmien julkiset jakolinkit ovat vain aikarajoitettuja tavallisia sivuja.
Kertakäyttöinen salainen linkki on tehty juuri tällaiseen yksittäiseen luovutukseen. Salaisuus salataan ennen tallennusta, lähettämäsi viesti sisältää vain linkin, ja tallennettu kopio tuhotaan, kun linkki avataan ensimmäisen kerran. Keskusteluun tai tukipyyntöön ei jää mitään, ja linkki lakkaa toimimasta vanhetessaan, jos kukaan ei avaa sitä. Opas salaiset linkit vai salasanojen hallintaohjelmat kertoo, milloin kumpikin on parempi.
Katoavat viestit Signalissa tai WhatsAppissa suojaavat viestin siirron aikana ja poistavat sen keskustelusta asetetun ajan kuluttua. Ne eivät estä kuvakaappausta, ja useimmilla keskustelut varmuuskopioituvat tai synkronoituvat toiselle laitteelle. Käytä niitä vähäriskisiin luovutuksiin ihmisten kesken, jotka jo käyttävät sovellusta.
Puhelu toimii edelleen, kun lyhyt merkkijono menee yhdelle ihmiselle, jonka tunnistat äänestä. Se ei skaalaudu, ja vastaanottaja kirjoittaa merkkijonon jonnekin ylös, joten puhelu sopii parhaiten linkkiä suojaavan salalauseen välittämiseen eikä itse kirjautumistietoihin.
Näin luot tilapäisen linkin kirjautumistietojen jakamiseen
Kertakäyttölinkin luominen vie noin minuutin. Alla olevat vaiheet käyttävät LinkPilotin ilmaista salaisen linkin työkalua, joka ei vaadi tiliä, kun tekstiä on enintään 10 000 merkkiä. Sisäänkirjautuneena saat lisäksi valmiit voimassaoloajat, avauskertojen rajat ja liitetiedostot.
- Tarkista ensin vastaanottaja. Varmista henkilö ja osoite tai käyttäjätunnus kanavalla, jota jo käytät hänen kanssaan. Useimmiten väärään paikkaan päätyneet kirjautumistiedot johtuvat siitä, että automaattinen täydennys valitsi väärän nimen.
- Liitä vain salasana. Käyttäjätunnus, kirjautumisosoite ja mahdolliset ohjeet lähetetään erillisessä viestissä. Jos linkki vuotaa, hyökkääjä saa joko toimimattoman linkin tai hyödyttömän asiayhteyden, ei koskaan molempia puolia.
- Valitse voimassaoloaika todellisen tarpeen mukaan. Yksi tunti, jos vastaanottaja odottaa, 24 tuntia, jos hän on eri aikavyöhykkeellä, ja seitsemän päivää vain perustellusta syystä. Linkki tuhoutuu myös ensimmäisellä avauksella, joten voimassaoloaika on varmistus sille tapaukselle, ettei kukaan avaa linkkiä.
- Aseta avauskertojen rajaksi yksi, elleivät kaksi ihmistä todella tarvitse avata linkkiä. Usean avauksen linkit ovat olemassa sitä tapausta varten, mutta kirjautumistiedoissa oletuksena pitäisi olla yksi näyttökerta.
- Lisää salalause Pro-paketissa kaikkeen, mitä et haluaisi julkiselle kanavalle, ja lähetä salalause muuta reittiä, esimerkiksi tekstiviestillä tai puhelussa.
- Lähetä linkki yhden rivin saatteella: mitä varten se on ja milloin se vanhenee. Lähetä sitten käyttäjätunnus ja kirjautumisosoite toisessa viestissä.
- Varmista avaus. Jos linkki kertoo, että se on jo avattu, ja vastaanottaja sanoo, ettei avannut sitä, vaihda salasana heti. Pro-tileillä näkee tarkastuslokista (loki linkin tapahtumista) tarkan ajan, jolloin sisältö näytettiin.
Teksti salataan selaimessasi ennen kuin mitään lähetetään LinkPilotiin. Purkuavain kulkee siinä URL-osoitteen osassa, jonka selaimet pitävät itsellään, joten selväkielinen teksti ei koskaan päädy palvelulle eikä kenellekään, joka näkee linkin matkalla. Yksityiskohdat ovat artikkelissa selainpuolen salaus salaisuuksien jakamisessa.
Valmistele kanavan lisäksi myös kirjautumistiedot
Turvallinen kanava ei korjaa huonoja kirjautumistietoja. Ennen kuin jaat mitään:
- Anna vastaanottajalle oma tunnus, jos järjestelmä sen sallii. Erillisen tilin oikeudet voi rajata ja tilin voi poistaa. Jaetun tilin kanssa kumpikaan ei onnistu.
- Tee salasanasta yksilöllinen. Jos sama merkkijono avaa jotain muuta, jaat samalla senkin.
- Karsi kaikki, mitä vastaanottaja ei tarvitse. Ei palautuskoodeja, ei toisen tilin tietoja eikä ”kun nyt kerran lähetän” -lisiä.
- Valitse päättymispäivä heti. Jos pääsyn pitää loppua, kun työ loppuu, merkitse päivä kalenteriin ennen kuin lähetät linkin.
Luovutuksen jälkeen
Kun vastaanottaja on kirjautunut sisään, kirjautumistiedot ovat hänellä eivätkä enää sinun hallussasi. Kolme asiaa jää silti sinun hoidettavaksesi:
- Mitätöi linkki, jos sitä ei koskaan avattu eikä sitä enää tarvita, äläkä odota sen vanhenemista.
- Vaihda tai poista tunnus, kun työ päättyy. Linkin vanheneminen ei vaikuta tiliin mitenkään.
- Seuraa tilin omaa kirjautumishistoriaa päivän tai kaksi. Kirjautuminen odottamattomasta paikasta on syytä selvittää.
Kirjautumistietoja tarvitsee jatkossakin siirtää ihmiseltä toiselle. Tavoite on, ettei siirrosta jää mitään jälkeen, jolloin kenenkään postilaatikosta ei myöhemmin löydy mitään.