Työkaverit jakavat arkaluonteista tekstiä koko päivän: uuden toimiston Wi-Fi-salasanan, asiakkaan puhelinnumeron takaisinsoittoa varten, jonkin työkalun ylläpitäjätunnukset tai palkkasumman työsopimustarjousta varten. Teksti päätyy Slackiin, Teamsiin tai sähköpostiin, koska keskustelu käydään jo siellä. Sen jälkeen se jää sinne haettavaksi, synkronoiduksi ja varmuuskopioiduksi.
Arkaluonteisen tekstin salattu jakaminen työkavereiden kesken tarkoittaa yhden tavan muuttamista: viestin arkaluonteinen osa kulkee linkkinä, joka avautuu kerran, ja keskustelu sen ympärillä jatkuu entisessä paikassaan. Tässä oppaassa käydään läpi, mikä on arkaluonteista, miksi tavalliset kanavat säilyttävät kopioita, mitä salaus suojaa ja mitä ei, sekä rutiini, jonka ansiosta turvallisempi tapa on riittävän helppo pitää yllä.
Mikä tekee työpaikan tekstistä arkaluonteista
Lajittele teksti sen mukaan, mitä tapahtuu, jos se välitetään väärälle henkilölle.
| Luokka | Esimerkkejä | Haitta, jos tieto paljastuu |
|---|---|---|
| Käyttöoikeudet | Salasanat, pääsykoodit, API-avaimet, MFA-varakoodit | Joku muu voi toimia sinun tai yrityksesi nimissä |
| Henkilötiedot | Asiakkaiden yhteystiedot, henkilötunnukset, terveys- tai palkkatiedot | Tietosuojaloukkaus, viranomaisseuraamusten riski |
| Luottamukselliset liiketiedot | Julkaisemattomat luvut, sopimusehdot, oikeudelliset asiat | Kilpailullinen tai oikeudellinen vahinko |
| Ihmisiä koskevat tiedot | Suoritusarviot, henkilöstöasiat, suositukset | Haittaa kollegalle, vastuukysymykset |
Tavallinen chat-keskustelu ei kuulu mihinkään näistä. Tarkoitus ei ole salata jokaista viestiä vaan tunnistaa se yksi kahdestakymmenestä, jonka ei pitäisi jäädä viestihistoriaan.
Miksi chat ja sähköposti säilyttävät kopioita
Palvelu tallentaa jokaisen Slackissa, Teamsissa tai sähköpostilla lähetetyn viestin, synkronoi sen molempien osapuolten kaikille laitteille ja ottaa sen mukaan vientitiedostoihin ja varmuuskopioihin. Viesti näkyy usein myös ilmoituksissa, jotka ilmestyvät lukitusnäytölle. Poistaminen poistaa näkymän, ei kopioita. Kanavalle vuonna 2024 liitetty salasana on yhä tallessa vientitiedostossa, jonka joku lataa vuonna 2027.
Kaikissa näissä palveluissa on siirronaikainen salaus, joka suojaa viestin laitteesi ja palvelun palvelimien välillä. Tallennettuihin kopioihin se ei vaikuta, koska palvelu säilyttää ne luettavassa muodossa. Keskustelulle se riittää. Salaisuudelle se on väärä suoja.
Mitä salaus suojaa ja mitä ei
Puheeksi tulee kolmenlaista salausta, ja vain yksi niistä sopii arkaluonteiselle tekstille.
- Siirronaikainen salaus (TLS): suojaa verkossa kuuntelevalta. Se on jokaisessa luotettavassa palvelussa.
- Tallennuksenaikainen salaus: suojaa tallennetut tiedot siltä, jolla on levy hallussaan. Palvelu voi silti lukea ne, samoin kuka tahansa, jolla on pääsy tiliin.
- Selaimessa tehty salaus, vain vastaanottajalle: teksti salataan laitteellasi ennen lähettämistä, ja vain linkin haltija voi purkaa salauksen. Palvelu tallentaa salatekstiä, jota se ei pysty lukemaan. Juuri tämä ominaisuus ratkaisee salasanan tai henkilötiedon kohdalla.
Mikään niistä ei suojaa kummankaan pään vaarantunutta laitetta, kuvakaappausta tai väärälle henkilölle lähettämistä vastaan. Salaus rajaa, kuka voi lukea tekstin siirron ja tallennuksen aikana. Vastaanottajan tarkistaminen ja laitteet jäävät edelleen sinun vastuullesi.
Rutiini: teksti linkkiin, linkki chattiin
Kertakäyttöisellä salaisella linkillä saat salauksen, jonka vain vastaanottaja voi purkaa, eikä keskustelua tarvitse siirtää muualle.
- Liitä arkaluonteinen teksti kertakäyttöisen salaisen linkin työkaluun. Teksti salataan selaimessasi ennen tallennusta, tallennettu kopio tuhotaan, kun linkki avataan ensimmäisen kerran, ja linkki vanhenee tunnin, päivän tai viikon kuluttua, jos kukaan ei avaa sitä. Enintään 10 000 merkin tekstiin ei tarvita tiliä.
- Lähetä linkki chattiin, jossa keskustelitte jo, ja lisää yksi rivi taustaa: mitä linkissä on ja milloin se vanhenee.
- Älä laita tunnistetietoja samaan viestiin, kun teksti on kirjautumistieto: käyttäjänimi chattiin, salasana linkkiin.
- Lisää Pro-tilillä salalause kaikkeen, mikä olisi vakavaa, jos linkki välitettäisiin eteenpäin, ja toimita salalause eri reittiä.
- Tarkista avaus. Jos linkki ilmoittaa, että se on jo avattu, ja työkaverisi sanoo, ettei avannut sitä, pidä tekstiä paljastuneena.
Slackia käyttävissä tiimeissä LinkPilotin Slack-sovelluksen
ansiosta välilehteä ei tarvitse vaihtaa. /secret luo linkin suoraan
viestikentästä ja vastaa vain sinulle, ja pikatoiminto ”Send as secret
link” pelastaa salasanan, jonka joku on jo liittänyt, korvaamalla sen
linkillä. Teksti kulkee Slackin ja LinkPilotin Slack-palvelun kautta, ja
palvelu salaa sen muistissa ennen tallennusta. Tiukimmissa tapauksissa
käytä siksi verkkotyökalua, jossa salaus tehdään selaimessasi.
Vaihtoehtojen vertailu
| Tapa | Jäljelle jäävät kopiot | Kuka voi lukea | Sopii |
|---|---|---|---|
| Tavallinen chat tai sähköposti | Kaikkialla | Palvelu, ylläpitäjät ja kaikki ketjussa mukana olevat | Tavalliseen keskusteluun |
| Katoavat viestit | Vähemmän, mutta kuvakaappaukset ja varmuuskopiot jäävät | Joissakin tapauksissa sovelluksen tarjoaja | Arkisiin asioihin, joissa ei ole paljon pelissä |
| Jako salasanojen hallintaohjelmasta | Holvissa, tarkoituksella | Nimetyt holvin jäsenet | Kirjautumistietoihin, joita tiimi käyttää jatkuvasti |
| Kertakäyttöinen salainen linkki | Ei yhtään yhden avauksen jälkeen | Vain linkin haltija | Kertaluonteiseen arkaluonteiseen tekstiin työkaverille |
Kirjautumistieto, jota koko tiimi käyttää kuukausia, kuuluu salasanojen hallintaohjelmaan. Kertaluonteinen tieto, kuten palautuskoodi, asiakkaan tiedot takaisinsoittoa varten tai tarjouksen palkkasumma henkilöstöhallinnolle, kuuluu kertakäyttölinkkiin. Raja käydään läpi oppaassa salaiset linkit vai salasanojen hallintaohjelmat.
Jakamisen jälkeen
- Mitätöi avaamaton linkki, kun sitä ei enää tarvita, äläkä odota sen vanhenemista.
- Siivoa ympäristö. Luonnoksissa, ilmoitusten esikatseluissa ja viedyissä keskusteluketjuissa voi olla kopio tekstistä, joka liitettiin ennen kuin päätit käyttää linkkiä. Pidä arkaluonteinen osa poissa viestistä alusta asti.
- Kirjaa luovutus, älä sisältöä. Tieto siitä, kuka sai mitä ja milloin, on kirjausketju. Itse tekstin pitäisi olla olemassa vain siellä, missä sitä tarvitaan.
Kun jokin menee pieleen
Automaattinen täydennys valitsee väärän nimen, ja viesti lähtee. Kerro siitä heti, pyydä vastaanottajaa poistamaan viesti ja jättämään linkki avaamatta, mitätöi linkki, jos sitä ei ole avattu, ja pidä kaikkea jo näytettyä paljastuneena: vaihda kirjautumistieto, kerro tietojen omistajalle, jos kyse oli henkilötiedoista, ja noudata yrityksesi ilmoitusmenettelyä. Tee sitten virheen toistuminen vaikeammaksi: siirrä arkaluonteinen teksti linkkiin joka kerta, jolloin väärin osoitetussa viestissä on salaisuuden sijaan kuollut linkki.