Kolleger deler følsom tekst hele dagen: wi-fi-adgangskoden til det nye kontor, en kundes telefonnummer til et tilbagekald, admin-login til et værktøj, et lønbeløb til et tilbudsbrev. Teksten havner i Slack, Teams eller en e-mail, fordi samtalen allerede foregår dér, og så bliver den liggende, søgbar, synkroniseret og sikkerhedskopieret.
Krypteret deling af følsom tekst mellem kolleger handler om at ændre én vane: den følsomme del af beskeden sendes som et link, der kan åbnes én gang, mens samtalen omkring den bliver, hvor den var. Guiden gennemgår, hvad der tæller som følsomt, hvorfor de sædvanlige kanaler gemmer kopier, hvad kryptering beskytter og ikke beskytter, og den rutine, der gør den sikrere vane let nok at holde fast i.
Hvad gør tekst på arbejdet følsom
Sorter tekst efter, hvad der sker, hvis den bliver videresendt til den forkerte person.
| Kategori | Eksempler | Skade, hvis den slipper ud |
|---|---|---|
| Adgang | Adgangskoder til konti og systemer, API-nøgler, backupkoder til MFA | En anden kan handle som dig eller din virksomhed |
| Personoplysninger | Kunders kontaktoplysninger, ID-numre, helbreds- eller lønoplysninger | Brud på persondatasikkerheden, risiko over for myndighederne |
| Fortroligt forretningsstof | Tal, der ikke er offentliggjort, aftalevilkår, juridiske sager | Konkurrencemæssig eller juridisk skade |
| Om personer | Noter om præstationer, personalesager, referencer | Skade på en kollega, erstatningsansvar |
Almindelig chat hører ikke til nogen af dem. Pointen er ikke at kryptere alle beskeder, men at genkende den ene ud af tyve, der ikke bør ligge i historikken.
Hvorfor chat og e-mail gemmer kopier
Hver besked, du sender i Slack, Teams eller via e-mail, gemmes af tjenesten, synkroniseres til alle enheder hos både afsender og modtager, kommer med i eksporter og sikkerhedskopier og vises ofte i notifikationer på låseskærmen. Sletter du beskeden, forsvinder visningen, ikke kopierne. En adgangskode, der blev indsat i en kanal i 2024, ligger stadig i den eksport, nogen downloader i 2027.
Kryptering under overførsel, som alle disse tjenester har, beskytter beskeden mellem din enhed og deres servere. Den gør intet ved de gemte kopier, fordi tjenesten opbevarer dem i læsbar form. Det er fint til samtaler. Til en hemmelighed er det den forkerte egenskab.
Hvad kryptering beskytter, og hvad den ikke beskytter
Tre slags kryptering bliver nævnt, og kun én passer til følsom tekst.
- Under overførsel (TLS): beskytter mod nogen på netværket. Alle seriøse tjenester har den.
- Ved opbevaring: beskytter de gemte data mod nogen, der har disken. Tjenesten kan stadig læse dem, og det kan alle med adgang til kontoen også.
- I browseren, kun for modtageren: teksten krypteres på din enhed, før den sendes, og kun den, der har linket, kan dekryptere den. Tjenesten gemmer chiffertekst, den ikke kan læse. Det er den egenskab, der betyder noget for en adgangskode eller en personoplysning.
Ingen af dem beskytter mod en kompromitteret enhed i den ene eller den anden ende, et skærmbillede eller en besked sendt til den forkerte person. Kryptering begrænser, hvem der kan læse teksten under overførsel og opbevaring. Kontrollen af modtageren og enheden er stadig dit ansvar.
Rutinen: teksten i et link, linket i chatten
Et hemmeligt engangslink giver dig kryptering, som kun modtageren kan låse op, uden at samtalen skal flytte.
- Indsæt den følsomme tekst i værktøjet til hemmelige engangslinks. Teksten krypteres i din browser, før den gemmes, den gemte kopi destrueres, første gang linket åbnes, og linket udløber efter en time, en dag eller en uge, hvis ingen åbner det. Tekst på op til 10.000 tegn kræver ingen konto.
- Send linket i chatten, hvor I allerede talte sammen, med én linje kontekst: hvad det er, og hvornår det udløber.
- Hold de identificerende oplysninger ude af samme besked, når teksten er loginoplysninger: brugernavnet i chatten, adgangskoden i linket.
- Tilføj en adgangssætning med en Pro-konto til alt, der ville være alvorligt, hvis linket blev videresendt, og giv adgangssætningen videre ad en anden vej.
- Tjek åbningen. Hvis linket melder, at det allerede er åbnet, og din kollega siger, at vedkommende ikke har åbnet det, skal du betragte teksten som kompromitteret.
For teams på Slack fjerner LinkPilots Slack-app skiftet
mellem faner. /secret opretter linket fra beskedfeltet og svarer
kun dig, og genvejen ”Send as secret link” redder en adgangskode, som
nogen allerede har indsat, ved at erstatte den med et link. Teksten
passerer gennem Slack og LinkPilots Slack-tjeneste, som krypterer den
i hukommelsen før lagring. I de strengeste tilfælde skal du derfor
bruge webværktøjet, hvor krypteringen sker i din browser.
Sammenlign mulighederne
| Metode | Kopier, der bliver tilbage | Hvem kan læse den | Passer til |
|---|---|---|---|
| Almindelig chat eller e-mail | Overalt | Tjenesten, administratorer, alle i tråden | Almindelige samtaler |
| Forsvindende beskeder | Færre, men skærmbilleder og sikkerhedskopier | I nogle tilfælde udbyderen af appen | Uformelt, lav risiko |
| Deling via adgangskodeadministrator | I boksen, med vilje | Navngivne medlemmer af boksen | Loginoplysninger, teamet bruger igen og igen |
| Hemmeligt engangslink | Ingen efter én åbning | Kun den, der har linket | Følsom tekst, der sendes én gang til en kollega |
Loginoplysninger, som hele teamet bruger i månedsvis, hører hjemme i adgangskodeadministratoren. Noget, der kun skal sendes én gang, fx en nulstillingskode, en kundes oplysninger til et tilbagekald eller et tilbudsbeløb til HR, hører hjemme i et engangslink. Guiden hemmelige links eller adgangskodeadministratorer gennemgår grænsen.
Efter delingen
- Tilbagekald et link, der aldrig blev åbnet, så snart det ikke længere er nødvendigt, i stedet for at vente på udløbet.
- Ryd op omkring linket. Kladder, forhåndsvisninger i notifikationer og eksporterede tråde kan indeholde en kopi af tekst, der blev indsat, før du besluttede at bruge et link. Hold den følsomme del ude af beskeden fra starten.
- Registrer overdragelsen, ikke indholdet. Hvem der fik hvad hvornår, er et revisionsspor. Selve teksten bør kun findes dér, hvor der er brug for den.
Når det går galt
Autoudfyldning vælger det forkerte navn, og beskeden bliver sendt. Sig det med det samme, bed modtageren om at slette den og lade være med at åbne linket, tilbagekald linket, hvis det ikke er åbnet, og betragt alt, der er blevet vist, som kompromitteret: skift loginoplysningerne, giv den dataansvarlige besked, hvis det var personoplysninger, og følg virksomhedens procedure for indberetning. Gør derefter fejlen sværere at gentage ved altid at lægge den følsomme tekst i et link. Så indeholder en fejladresseret besked et dødt link i stedet for hemmeligheden.