Kolegové si citlivý text posílají celý den: heslo k Wi-Fi v nové kanceláři, telefonní číslo zákazníka, kterému je třeba zavolat zpět, přihlašovací údaje správce k nějakému nástroji, výši platu do nabídky práce. Končí ve Slacku, v Teams nebo v e-mailu, protože tam už konverzace probíhá. A tam pak zůstane, prohledávatelný, synchronizovaný a zálohovaný.
Šifrované sdílení citlivého textu mezi kolegy znamená změnit jeden návyk: citlivá část zprávy putuje jako odkaz, který se otevře jen jednou, a konverzace kolem ní zůstává tam, kde byla. Tento průvodce vysvětluje, co se počítá za citlivé, proč běžné kanály uchovávají kopie, co šifrování chrání a co ne, a jaký postup udělá bezpečnější návyk natolik snadným, že ho tým udrží.
Čím je pracovní text citlivý
Roztřiďte text podle toho, co se stane, když ho někdo přepošle nesprávnému člověku.
| Kategorie | Příklady | Škoda při vyzrazení |
|---|---|---|
| Přístup | Hesla, přístupové kódy, klíče API, záložní kódy MFA | Někdo jiný může jednat za vás nebo za vaši firmu |
| Osobní údaje | Kontakty na zákazníky, čísla dokladů, zdravotní nebo mzdové údaje | Únik osobních údajů, regulatorní riziko |
| Důvěrné obchodní informace | Nezveřejněná čísla, podmínky obchodů, právní záležitosti | Konkurenční nebo právní škoda |
| O lidech | Hodnocení výkonu, personální záležitosti, reference | Újma kolegovi, právní odpovědnost |
Běžný chat do žádné z těchto kategorií nepatří. Cílem není šifrovat každou zprávu, ale poznat tu jednu z dvaceti, která by v historii zůstat neměla.
Proč chat a e-mail uchovávají kopie
Každou zprávu, kterou pošlete ve Slacku, v Teams nebo e-mailem, služba uloží, synchronizuje do všech zařízení na obou stranách, zahrne do exportů a záloh a často ji ukáže i v oznámeních na zamčené obrazovce. Smazáním zmizí zobrazení, ne kopie. Heslo vložené do kanálu v roce 2024 bude v exportu, který si někdo stáhne v roce 2027, pořád.
Šifrování při přenosu, které tyto služby mají všechny, chrání zprávu na cestě mezi vaším zařízením a jejich servery. S uloženými kopiemi nic nedělá, protože je služba uchovává v čitelné podobě. Pro konverzaci to stačí. U důvěrného údaje je to nežádoucí vlastnost.
Co šifrování chrání a co ne
Setkáte se se třemi druhy šifrování a pro citlivý text se hodí jen jeden.
- Při přenosu (TLS): chrání před někým, kdo odposlouchává síť. Má ho každá seriózní služba.
- V klidu: chrání uložená data před někým, kdo získá disk. Služba je pořád může číst, stejně jako každý, kdo má přístup k účtu.
- V prohlížeči, jen pro příjemce: text se zašifruje na vašem zařízení ještě před odesláním a dešifrovat ho může jen ten, kdo má odkaz. Služba ukládá šifrový text, který neumí přečíst. Právě na této vlastnosti záleží u hesla nebo osobního údaje.
Žádné z nich nechrání před napadeným zařízením na kterékoli straně, před snímkem obrazovky ani před odesláním špatnému člověku. Šifrování omezuje, kdo může text číst při přenosu a v úložišti. Kontrola příjemce a zabezpečení zařízení zůstávají na vás.
Postup: text do odkazu, odkaz do chatu
Jednorázový tajný odkaz vám dá šifrování jen pro příjemce, aniž byste měnili místo, kde konverzace probíhá.
- Vložte citlivý text do nástroje pro jednorázové tajné odkazy. Zašifruje se ve vašem prohlížeči ještě před uložením, uložená kopie se zničí při prvním otevření odkazu a pokud odkaz nikdo neotevře, jeho platnost vyprší za hodinu, den nebo týden. Pro text do 10 000 znaků nepotřebujete účet.
- Pošlete odkaz do chatu, kde už jste spolu mluvili, s jedním řádkem vysvětlení: co odkaz obsahuje a kdy vyprší.
- Identifikační údaje do stejné zprávy nedávejte, pokud jde o přihlašovací údaje: uživatelské jméno do chatu, heslo do odkazu.
- S účtem Pro přidejte heslovou frázi ke všemu, co by bylo vážné, kdyby někdo odkaz přeposlal, a frázi předejte jinou cestou.
- Zkontrolujte zobrazení. Pokud odkaz hlásí, že už byl otevřen, a kolega tvrdí, že ho neotevřel, považujte text za vyzrazený.
Týmy, které používají Slack, nemusí s aplikací LinkPilot pro
Slack přepínat mezi kartami. Příkaz /secret vytvoří odkaz
přímo z pole pro zprávu a odpoví jen vám. Zkratka „Send as secret
link“ zachrání heslo, které už někdo vložil, tím, že ho nahradí
odkazem. Text přitom prochází Slackem a službou LinkPilot pro Slack,
která ho před uložením zašifruje v paměti. Pro nejpřísnější případy
proto použijte webový nástroj, kde šifrování probíhá ve vašem
prohlížeči.
Srovnání možností
| Způsob | Zanechané kopie | Kdo si to může přečíst | Hodí se pro |
|---|---|---|---|
| Běžný chat nebo e-mail | Všude | Služba, správci, kdokoli ve vlákně | Běžnou konverzaci |
| Mizející zprávy | Méně, ale zůstávají snímky obrazovky a zálohy | V některých případech poskytovatel aplikace | Neformální věci s malým rizikem |
| Sdílení ve správci hesel | V trezoru, záměrně | Jmenovití členové trezoru | Přihlašovací údaje, které tým používá dál |
| Jednorázový tajný odkaz | Po jednom otevření žádné | Jen ten, kdo má odkaz | Jednorázové předání citlivého textu kolegovi |
Přihlašovací údaje, které celý tým používá celé měsíce, patří do správce hesel. Jednorázové věci, třeba kód pro obnovení, údaje zákazníka pro zpětné zavolání nebo částka do nabídky pro personální oddělení, patří do jednorázového odkazu. Hranici mezi nimi popisuje průvodce Tajné odkazy, nebo správci hesel.
Po sdílení
- Zneplatněte odkaz, který nikdo neotevřel, jakmile ho už nepotřebujete. Nečekejte na vypršení platnosti.
- Ukliďte okolí. Koncepty, náhledy oznámení a exportovaná vlákna mohou obsahovat kopii textu, který jste vložili dřív, než jste se rozhodli pro odkaz. Citlivou část do zprávy nedávejte vůbec.
- Zaznamenejte předání, ne obsah. Kdo co a kdy dostal, tvoří auditní stopu. Samotný text má existovat jen tam, kde je potřeba.
Když se něco pokazí
Automatické doplňování vybere špatné jméno a zpráva odejde. Hned to řekněte, požádejte příjemce, aby zprávu smazal a odkaz neotevíral, zneplatněte odkaz, pokud ještě nebyl otevřen, a vše, co se zobrazilo, považujte za vyzrazené: změňte přihlašovací údaje, informujte správce dat, pokud šlo o osobní údaje, a postupujte podle pravidel hlášení ve vaší firmě. Aby se chyba hůř opakovala, dávejte citlivý text do odkazu pokaždé. Špatně adresovaná zpráva pak ponese neplatný odkaz, ne samotný důvěrný údaj.