Οι συνάδελφοι μοιράζονται ευαίσθητο κείμενο όλη την ημέρα: τον κωδικό του Wi-Fi στο νέο γραφείο, το τηλέφωνο ενός πελάτη για να τον καλέσουν πίσω, τα στοιχεία σύνδεσης διαχειριστή για ένα εργαλείο, έναν μισθό για μια πρόταση εργασίας. Μπαίνει στο Slack, στο Teams ή στο email επειδή εκεί γίνεται ήδη η συζήτηση, και μετά μένει εκεί, με δυνατότητα αναζήτησης, συγχρονισμένο και με αντίγραφα ασφαλείας.
Η κρυπτογραφημένη κοινή χρήση ευαίσθητου κειμένου μεταξύ συναδέλφων σημαίνει να αλλάξετε μία συνήθεια: το ευαίσθητο κομμάτι ενός μηνύματος ταξιδεύει ως σύνδεσμος που ανοίγει μία φορά, ενώ η συζήτηση γύρω του μένει εκεί που ήταν. Ο οδηγός εξηγεί τι θεωρείται ευαίσθητο, γιατί τα συνηθισμένα κανάλια κρατούν αντίγραφα, τι προστατεύει η κρυπτογράφηση και τι όχι, και τη ρουτίνα που κάνει την ασφαλέστερη συνήθεια αρκετά εύκολη για να τη διατηρήσετε.
Τι κάνει ένα κείμενο στη δουλειά ευαίσθητο
Ταξινομήστε το κείμενο με βάση το τι θα συμβεί αν προωθηθεί σε λάθος άτομο.
| Κατηγορία | Παραδείγματα | Ζημιά αν εκτεθεί |
|---|---|---|
| Πρόσβαση | Κωδικοί πρόσβασης, κωδικοί εισόδου, κλειδιά API, εφεδρικοί κωδικοί MFA | Κάποιος άλλος μπορεί να ενεργήσει ως εσείς ή ως η εταιρεία σας |
| Προσωπικά δεδομένα | Στοιχεία επικοινωνίας πελατών, αριθμοί ταυτότητας, δεδομένα υγείας ή μισθοδοσίας | Παραβίαση ιδιωτικότητας, έκθεση σε ρυθμιστικές συνέπειες |
| Εμπιστευτικά επιχειρηματικά | Αδημοσίευτα νούμερα, όροι συμφωνιών, νομικές υποθέσεις | Ζημιά απέναντι στον ανταγωνισμό ή νομική ζημιά |
| Αφορούν πρόσωπα | Σημειώσεις αξιολόγησης, θέματα ανθρώπινου δυναμικού, συστάσεις | Ζημιά σε έναν συνάδελφο, νομική ευθύνη |
Η καθημερινή κουβέντα δεν ανήκει σε καμία από αυτές τις κατηγορίες. Ο σκοπός δεν είναι να κρυπτογραφείτε κάθε μήνυμα. Είναι να αναγνωρίζετε το ένα στα είκοσι που δεν πρέπει να μείνει στο ιστορικό.
Γιατί το chat και το email κρατούν αντίγραφα
Κάθε μήνυμα που στέλνετε στο Slack, στο Teams ή με email αποθηκεύεται από την υπηρεσία, συγχρονίζεται σε κάθε συσκευή και των δύο πλευρών, μπαίνει σε εξαγωγές και αντίγραφα ασφαλείας και συχνά εμφανίζεται σε ειδοποιήσεις στην οθόνη κλειδώματος. Η διαγραφή του αφαιρεί αυτό που βλέπετε, όχι τα αντίγραφα. Ένας κωδικός πρόσβασης που επικολλήθηκε σε ένα κανάλι το 2024 βρίσκεται ακόμη στην εξαγωγή που θα κατεβάσει κάποιος το 2027.
Η κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά, που την έχουν όλες αυτές οι υπηρεσίες, προστατεύει το μήνυμα ανάμεσα στη συσκευή σας και στους διακομιστές τους. Για τα αποθηκευμένα αντίγραφα δεν κάνει τίποτα, γιατί η υπηρεσία τα κρατά σε αναγνώσιμη μορφή. Για μια συζήτηση αυτό είναι εντάξει. Για εμπιστευτικές πληροφορίες είναι ακριβώς το λάθος χαρακτηριστικό.
Τι προστατεύει η κρυπτογράφηση και τι όχι
Συναντάτε τρία είδη κρυπτογράφησης, και μόνο το ένα ταιριάζει σε ευαίσθητο κείμενο.
- Κατά τη μεταφορά (TLS): προστατεύει από κάποιον που βρίσκεται στο δίκτυο. Την έχει κάθε σοβαρή υπηρεσία.
- Κατά την αποθήκευση: προστατεύει τα αποθηκευμένα δεδομένα από κάποιον που έχει τον δίσκο. Η υπηρεσία μπορεί ακόμη να τα διαβάσει, όπως και οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στον λογαριασμό.
- Στο πρόγραμμα περιήγησης, μόνο για τον παραλήπτη: το κείμενο κρυπτογραφείται στη συσκευή σας πριν σταλεί, και μόνο όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να το αποκρυπτογραφήσει. Η υπηρεσία αποθηκεύει κρυπτογράφημα που δεν μπορεί να διαβάσει. Αυτή είναι η ιδιότητα που μετράει για έναν κωδικό πρόσβασης ή ένα προσωπικό στοιχείο.
Κανένα από αυτά δεν προστατεύει από μια παραβιασμένη συσκευή σε οποιαδήποτε από τις δύο άκρες, από ένα στιγμιότυπο οθόνης ή από αποστολή σε λάθος άτομο. Η κρυπτογράφηση περιορίζει ποιος μπορεί να διαβάσει το κείμενο κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση. Το αν στέλνετε στο σωστό άτομο και την ασφάλεια της συσκευής εξακολουθείτε να τα φροντίζετε εσείς.
Η ρουτίνα: το κείμενο στον σύνδεσμο, ο σύνδεσμος στο chat
Ένας μυστικός σύνδεσμος μίας χρήσης σάς δίνει κρυπτογράφηση μόνο για τον παραλήπτη, χωρίς να αλλάξει το πού γίνεται η συζήτηση.
- Επικολλήστε το ευαίσθητο κείμενο στο εργαλείο μυστικού συνδέσμου μίας χρήσης. Κρυπτογραφείται στο πρόγραμμα περιήγησής σας πριν αποθηκευτεί, το αποθηκευμένο αντίγραφο καταστρέφεται την πρώτη φορά που ανοίγει ο σύνδεσμος, και ο σύνδεσμος λήγει μετά από μία ώρα, μία ημέρα ή μία εβδομάδα αν δεν τον ανοίξει κανείς. Για κείμενο έως 10.000 χαρακτήρες δεν χρειάζεται λογαριασμός.
- Στείλτε τον σύνδεσμο στο chat όπου ήδη μιλούσατε, με μία γραμμή εξήγησης: τι είναι και πότε λήγει.
- Κρατήστε χωριστά τα στοιχεία ταυτοποίησης όταν το κείμενο είναι διαπιστευτήρια: το όνομα χρήστη στο chat, ο κωδικός πρόσβασης στον σύνδεσμο.
- Προσθέστε φράση πρόσβασης με λογαριασμό Pro για ό,τι θα ήταν σοβαρό αν προωθούνταν ο σύνδεσμος, και δώστε τη φράση πρόσβασης από άλλη οδό.
- Ελέγξτε αν ανοίχτηκε. Αν ο σύνδεσμος δείχνει ότι έχει ήδη ανοιχτεί και ο συνάδελφός σας λέει ότι δεν τον άνοιξε, θεωρήστε το κείμενο εκτεθειμένο.
Για ομάδες που δουλεύουν στο Slack, η εφαρμογή του LinkPilot για το Slack σας γλιτώνει την αλλαγή καρτέλας. Η εντολή /secret δημιουργεί τον σύνδεσμο από το πλαίσιο μηνύματος και απαντά μόνο σε εσάς, ενώ η συντόμευση «Send as secret link» διασώζει έναν κωδικό που κάποιος έχει ήδη επικολλήσει, αντικαθιστώντας τον με σύνδεσμο. Το κείμενο περνά από το Slack και από την υπηρεσία Slack του LinkPilot, που το κρυπτογραφεί στη μνήμη πριν από την αποθήκευση. Για τις πιο αυστηρές περιπτώσεις χρησιμοποιήστε λοιπόν το εργαλείο στον ιστό, όπου η κρυπτογράφηση γίνεται στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
Σύγκριση των επιλογών
| Μέθοδος | Αντίγραφα που μένουν | Ποιος μπορεί να το διαβάσει | Κατάλληλο για |
|---|---|---|---|
| Απλό chat ή email | Παντού | Η υπηρεσία, οι διαχειριστές, όλοι στη συνομιλία | Καθημερινή συζήτηση |
| Μηνύματα που εξαφανίζονται | Λιγότερα, αλλά υπάρχουν στιγμιότυπα οθόνης και αντίγραφα ασφαλείας | Σε ορισμένες περιπτώσεις ο πάροχος της εφαρμογής | Χαλαρά θέματα, χαμηλό ρίσκο |
| Κοινή χρήση από διαχειριστή κωδικών πρόσβασης | Στην κρύπτη, εκ σχεδιασμού | Τα μέλη της κρύπτης που έχουν οριστεί | Διαπιστευτήρια που η ομάδα χρησιμοποιεί συνεχώς |
| Μυστικός σύνδεσμος μίας χρήσης | Κανένα μετά από ένα άνοιγμα | Μόνο όποιος έχει τον σύνδεσμο | Ευαίσθητο κείμενο που στέλνετε μία φορά σε έναν συνάδελφο |
Διαπιστευτήρια που χρησιμοποιεί όλη η ομάδα για μήνες ανήκουν στον διαχειριστή κωδικών πρόσβασης. Κάτι που στέλνετε μία φορά, όπως ένας κωδικός επαναφοράς, τα στοιχεία ενός πελάτη για μια κλήση ή ένα ποσό πρότασης για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, ανήκει σε έναν σύνδεσμο μίας χρήσης. Ο οδηγός μυστικοί σύνδεσμοι ή διαχειριστές κωδικών πρόσβασης εξηγεί πού βρίσκεται το όριο.
Μετά την αποστολή
- Ανακαλέστε έναν σύνδεσμο που δεν ανοίχτηκε ποτέ μόλις δεν τον χρειάζεστε πια, αντί να περιμένετε τη λήξη.
- Καθαρίστε τα γύρω σημεία. Πρόχειρα, προεπισκοπήσεις ειδοποιήσεων και εξαγμένες συνομιλίες μπορεί να κρατούν αντίγραφο κειμένου που επικολλήθηκε πριν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε σύνδεσμο. Κρατήστε το ευαίσθητο κομμάτι έξω από το μήνυμα από την αρχή.
- Καταγράψτε την παράδοση, όχι το περιεχόμενο. Ποιος έλαβε τι και πότε είναι ιστορικό ενεργειών. Το ίδιο το κείμενο πρέπει να υπάρχει μόνο εκεί που χρειάζεται.
Όταν κάτι πάει στραβά
Η αυτόματη συμπλήρωση διαλέγει λάθος όνομα και το μήνυμα φεύγει. Πείτε το αμέσως, ζητήστε από τον παραλήπτη να το διαγράψει και να μην ανοίξει τον σύνδεσμο, ανακαλέστε τον σύνδεσμο αν δεν έχει ανοιχτεί, και θεωρήστε εκτεθειμένο ό,τι εμφανίστηκε: αλλάξτε τα διαπιστευτήρια, ενημερώστε τον υπεύθυνο των δεδομένων αν ήταν προσωπικά δεδομένα και ακολουθήστε τη διαδικασία αναφοράς της εταιρείας σας. Μετά κάντε το λάθος πιο δύσκολο να επαναληφθεί, βάζοντας το ευαίσθητο κείμενο σε σύνδεσμο κάθε φορά, ώστε ένα μήνυμα σε λάθος παραλήπτη να μεταφέρει έναν νεκρό σύνδεσμο αντί για το μυστικό.
Σχετικά άρθρα
- Πώς να μοιραστείτε διαπιστευτήρια με ασφάλεια χωρίς email
- Κρυπτογράφηση στην πλευρά του πελάτη για κοινή χρήση μυστικών: τι προστατεύει και τι όχι
- Πώς να οργανώσετε ασφαλή κοινή χρήση μυστικών για ομάδες που δουλεύουν εξ αποστάσεως
- Εφαρμογές με αυτοκαταστρεφόμενα μηνύματα, και πότε ένας σύνδεσμος είναι καλύτερος