Els companys de feina es passen text confidencial tot el dia: la contrasenya de la wifi de l'oficina nova, el telèfon d'un client per tornar-li la trucada, l'accés d'administrador d'una eina, una xifra de sou per a una carta d'oferta. Va a parar a Slack, a Teams o al correu perquè la conversa ja és allà, i allà es queda, indexat per a la cerca, sincronitzat i amb còpia de seguretat.
Compartir text confidencial xifrat entre companys de feina vol dir canviar un sol hàbit: la part confidencial del missatge viatja com un enllaç que s'obre una vegada, i la conversa continua on era. Aquesta guia explica què es considera confidencial, per què els canals habituals en guarden còpies, què protegeix el xifratge i què no, i la rutina que fa que l'hàbit més segur sigui prou fàcil de mantenir.
Què fa que un text de la feina sigui confidencial
Classifiqueu el text segons què passaria si es reenviés a qui no toca.
| Categoria | Exemples | Dany si s'exposa |
|---|---|---|
| Accés | Contrasenyes, codis d'accés, claus d'API, codis de recuperació d'MFA | Algú altre pot actuar en nom vostre o de l'empresa |
| Dades personals | Dades de contacte de clients, números d'identificació, dades de salut o de nòmina | Violació de la privadesa, risc regulador |
| Informació confidencial de l'empresa | Xifres encara no publicades, condicions d'un acord, assumptes legals | Perjudici competitiu o legal |
| Sobre persones | Notes d'avaluació, qüestions de recursos humans, referències | Dany a un company, responsabilitat legal |
La conversa del dia a dia no entra en cap d'aquestes categories. No es tracta de xifrar cada missatge, sinó de reconèixer el missatge de cada vint que no s'hauria de quedar a l'historial.
Per què el xat i el correu guarden còpies
Cada missatge que envieu per Slack, Teams o correu el desa el servei, se sincronitza a cada dispositiu de totes dues bandes, entra a les exportacions i a les còpies de seguretat, i sovint apareix citat en notificacions que surten a la pantalla de bloqueig. Esborrar-lo només el treu de la vista; les còpies es queden. Una contrasenya enganxada en un canal el 2024 continua a l'exportació que algú baixarà el 2027.
El xifratge en trànsit, que tots aquests serveis tenen, protegeix el missatge entre el vostre dispositiu i els seus servidors. No fa res per a les còpies desades, perquè el servei les guarda llegibles. Per a una conversa, està bé. Per a un secret, és la propietat equivocada.
Què protegeix el xifratge i què no
Surten tres tipus de xifratge, i només un s'adiu amb el text confidencial.
- En trànsit (TLS): protegeix contra algú que escolti la xarxa. Tots els serveis seriosos el tenen.
- En repòs: protegeix les dades desades contra algú que tingui el disc. El servei encara les pot llegir, i també qualsevol persona amb accés al compte.
- Al navegador, només per al destinatari: el text es xifra al vostre dispositiu abans d'enviar-lo, i només qui té l'enllaç el pot desxifrar. El servei desa un text xifrat que no pot llegir. Aquesta és la propietat que compta per a una contrasenya o una dada personal.
Cap d'ells no protegeix contra un dispositiu compromès en algun dels dos extrems, una captura de pantalla o un enviament a la persona equivocada. El xifratge limita qui pot llegir el text en trànsit i quan està desat. Comprovar el destinatari i vigilar el dispositiu continua sent cosa vostra.
La rutina: el text dins d'un enllaç, l'enllaç al xat
Un enllaç secret d'un sol ús us dona xifratge només per al destinatari sense canviar on es fa la conversa.
- Enganxeu el text confidencial a l'eina d'enllaços secrets d'un sol ús. Es xifra al vostre navegador abans de desar-se, la còpia desada queda destruïda la primera vegada que s'obre l'enllaç, i l'enllaç caduca al cap d'una hora, un dia o una setmana si ningú no l'obre. No cal compte per a textos de fins a 10.000 caràcters.
- Envieu l'enllaç al xat on ja parlàveu, amb una línia de context: què és i quan caduca.
- Deixeu les dades identificatives fora del mateix missatge quan el text siguin credencials: el nom d'usuari al xat, la contrasenya a l'enllaç.
- Afegiu-hi una frase de contrasenya amb un compte Pro per a qualsevol cosa que seria greu si algú reenviés l'enllaç, i feu arribar la frase de contrasenya per una altra via.
- Comproveu la lectura. Si l'enllaç indica que ja s'ha obert i el company diu que no l'ha obert, considereu el text exposat.
Per als equips que fan servir Slack, l'aplicació de LinkPilot per a Slack estalvia el canvi de pestanya. /secret crea l'enllaç des del quadre de missatge i només us respon a vosaltres, i la drecera «Send as secret link» rescata una contrasenya que algú ja ha enganxat i la substitueix per un enllaç. El text passa per Slack i pel servei de Slack de LinkPilot, que el xifra a la memòria abans de desar-lo; per als casos més estrictes, feu servir l'eina web, on el xifratge té lloc al vostre navegador.
Compareu les opcions
| Mètode | Còpies que queden | Qui ho pot llegir | Adequat per a |
|---|---|---|---|
| Xat o correu normal | Per tot arreu | El servei, els administradors, tothom qui sigui al fil | La conversa del dia a dia |
| Missatges temporals | Menys, però queden captures i còpies de seguretat | El proveïdor de l'aplicació en alguns casos | Coses informals, de poc risc |
| Compartir des del gestor de contrasenyes | A la caixa forta, per disseny | Els membres de la caixa forta que s'hi indiquen | Credencials que l'equip fa servir contínuament |
| Enllaç secret d'un sol ús | Cap després d'obrir-lo una vegada | Només qui té l'enllaç | Text confidencial puntual per a un company |
Unes credencials que tot l'equip fa servir durant mesos van al gestor de contrasenyes. Una cosa puntual, com un codi de restabliment, les dades d'un client per tornar-li la trucada o la xifra d'una oferta per a recursos humans, va en un enllaç d'un sol ús. La guia enllaços secrets o gestors de contrasenyes explica on és la frontera.
Després de compartir
- Revoqueu l'enllaç que no s'ha obert quan ja no faci falta, en lloc d'esperar que caduqui.
- Netegeu el voltant. Els esborranys, les previsualitzacions de notificacions i els fils exportats poden contenir una còpia del text que vau enganxar abans de decidir fer servir un enllaç. Deixeu la part confidencial fora del missatge des del principi.
- Registreu el lliurament, no el contingut. Qui ha rebut què i quan és un rastre d'auditoria. El text en si només hauria d'existir allà on fa falta.
Quan alguna cosa surt malament
L'emplenament automàtic tria el nom equivocat i el missatge surt. Digueu-ho de seguida, demaneu al destinatari que l'esborri i que no obri l'enllaç, revoqueu l'enllaç si no s'ha obert i considereu exposat tot el que s'hagi mostrat: roteu les credencials, aviseu el responsable de les dades si eren dades personals i seguiu el procés de notificació de l'empresa. Després feu que l'error sigui més difícil de repetir posant sempre el text confidencial dins d'un enllaç, perquè un missatge mal adreçat porti un enllaç mort en lloc del secret.