Los compañeros de trabajo comparten texto confidencial a todas horas: la contraseña del wifi de la oficina nueva, el teléfono de un cliente para devolverle la llamada, los datos de acceso de administrador de una herramienta, una cifra de salario para una carta de oferta. Acaba en Slack, en Teams o en el correo porque la conversación ya está ahí, y después se queda allí, se puede buscar, se sincroniza y entra en las copias de seguridad.
Compartir texto confidencial cifrado entre compañeros consiste en cambiar un hábito: la parte confidencial de un mensaje viaja como un enlace que se abre una vez, y la conversación sigue donde estaba. Esta guía explica qué cuenta como confidencial, por qué los canales de siempre guardan copias, qué protege el cifrado y qué no, y la rutina que hace que el hábito más seguro sea lo bastante fácil para mantenerlo.
Qué hace que un texto del trabajo sea confidencial
Clasifica el texto según lo que pasaría si se reenviara a la persona equivocada.
| Categoría | Ejemplos | Daño si se expone |
|---|---|---|
| Acceso | Contraseñas, códigos de acceso, claves de API, códigos de respaldo de MFA | Otra persona puede actuar en tu nombre o en el de la empresa |
| Datos personales | Datos de contacto de clientes, números de identificación, datos de salud o de nóminas | Brecha de privacidad, exposición regulatoria |
| Información confidencial de negocio | Cifras sin publicar, condiciones de acuerdos, asuntos legales | Perjuicio competitivo o legal |
| Sobre personas | Notas de desempeño, asuntos de recursos humanos, referencias | Daño a un colega, responsabilidad legal |
El chat del día a día no entra en ninguna de estas categorías. No se trata de cifrar cada mensaje, sino de reconocer ese mensaje de cada veinte que no debería quedarse en el historial.
Por qué el chat y el correo guardan copias
Cada mensaje que envías por Slack, Teams o correo lo almacena el servicio, se sincroniza en cada dispositivo de los dos lados, se incluye en exportaciones y copias de seguridad y muchas veces aparece citado en notificaciones que llegan a la pantalla de bloqueo. Al eliminarlo desaparece de la vista, no las copias. Una contraseña pegada en un canal en 2024 sigue en la exportación que alguien descargue en 2027.
El cifrado en tránsito, que tienen todos estos servicios, protege el mensaje entre tu dispositivo y sus servidores. No hace nada con las copias almacenadas, porque el servicio las guarda legibles. Para una conversación está bien. Para un secreto, es la protección equivocada.
Qué protege el cifrado y qué no
Hay tres tipos de cifrado en juego, y solo uno encaja con el texto confidencial.
- En tránsito (TLS): protege frente a alguien que esté en la red. Lo tiene cualquier servicio serio.
- En reposo: protege los datos almacenados frente a alguien que tenga el disco. El servicio puede seguir leyéndolos, y también cualquiera con acceso a la cuenta.
- En el navegador, solo para el destinatario: el texto se cifra en tu dispositivo antes de enviarse, y solo quien tiene el enlace puede descifrarlo. El servicio almacena un texto cifrado que no puede leer. Esta es la protección que importa para una contraseña o un dato personal.
Ninguno protege frente a un dispositivo comprometido en cualquiera de los dos extremos, una captura de pantalla o un envío a la persona equivocada. El cifrado limita quién puede leer el texto en tránsito y almacenado. Comprobar el destinatario y cuidar el dispositivo sigue siendo cosa tuya.
La rutina: el texto en un enlace, el enlace en el chat
Un enlace secreto de un solo uso te da cifrado solo para el destinatario sin cambiar el sitio donde ocurre la conversación.
- Pega el texto confidencial en la herramienta de enlaces secretos de un solo uso. Se cifra en tu navegador antes de almacenarse, la copia almacenada se destruye la primera vez que se abre el enlace y, si nadie lo abre, el enlace expira al cabo de una hora, un día o una semana. No hace falta cuenta para textos de hasta 10.000 caracteres.
- Envía el enlace en el chat donde ya estabas hablando, con una línea de contexto: qué es y cuándo expira.
- Deja los datos identificativos fuera de ese mismo mensaje cuando el texto sea una credencial: el usuario en el chat, la contraseña en el enlace.
- Añade una frase de contraseña con una cuenta Pro para cualquier cosa que sería grave si el enlace se reenviara, y comunica la frase por otra vía.
- Comprueba la apertura. Si el enlace indica que ya se abrió y tu compañero dice que no lo abrió, da el texto por expuesto.
Para equipos que usan Slack, la app de LinkPilot para Slack te ahorra cambiar de pestaña. /secret crea el enlace desde el cuadro de mensaje y la respuesta solo la ves tú, y el atajo «Send as secret link» rescata una contraseña que alguien ya ha pegado sustituyéndola por un enlace. El texto pasa por Slack y por el servicio de LinkPilot para Slack, que lo cifra en memoria antes de almacenarlo. Por eso, para los casos más estrictos, usa la herramienta web, donde el cifrado ocurre en tu navegador.
Compara las opciones
| Método | Copias que quedan | Quién puede leerlo | Adecuado para |
|---|---|---|---|
| Chat o correo normal | En todas partes | El servicio, los administradores, cualquiera en el hilo | Conversación del día a día |
| Mensajes temporales | Menos, pero quedan capturas y copias de seguridad | El proveedor de la app en algunos casos | Asuntos informales, de poco riesgo |
| Compartir desde el gestor de contraseñas | En la bóveda, por diseño | Los miembros de la bóveda indicados | Credenciales que el equipo sigue usando |
| Enlace secreto de un solo uso | Ninguna tras una apertura | Solo quien tiene el enlace | Texto confidencial puntual para un compañero |
Una credencial que todo el equipo usa durante meses va en el gestor de contraseñas. Algo puntual, como un código de restablecimiento, los datos de un cliente para devolverle la llamada o la cifra de una oferta para recursos humanos, va en un enlace de un solo uso. La guía enlaces secretos frente a gestores de contraseñas explica dónde está el límite.
Después de compartir
- Revoca un enlace que nunca se abrió en cuanto deje de hacer falta, en lugar de esperar a que expire.
- Limpia lo que queda alrededor. Los borradores, las vistas previas de notificaciones y los hilos exportados pueden guardar una copia del texto pegado antes de que decidieras usar un enlace. Deja la parte confidencial fuera del mensaje desde el principio.
- Registra la entrega, no el contenido. Quién recibió qué y cuándo es un registro de auditoría. El texto en sí solo debería existir donde hace falta.
Cuando algo sale mal
El autocompletado elige el nombre equivocado y el mensaje se envía. Dilo enseguida, pide al destinatario que lo elimine y que no abra el enlace, revoca el enlace si no se ha abierto y da por expuesto todo lo que se haya mostrado: cambia la credencial, avisa al responsable de los datos si eran datos personales y sigue el proceso de notificación de tu empresa. Después haz que el error sea más difícil de repetir pasando siempre el texto confidencial a un enlace, para que un mensaje mal dirigido lleve un enlace inservible en lugar del secreto.