Etätiimi jakaa salaisuuksia samalla tavalla kuin kaiken muunkin: chatissa, aikavyöhykkeiden yli ja usein keittiön pöydän ääreltä läppärillä, jolla pyörii myös perheen suoratoistopalvelu. Toimistoaikojen tapa kumartua lukemaan salasana kollegan näytöltä on vaihtunut siihen, että salasana liitetään yksityisviestiin, ja yksityisviesti säilyy ikuisesti.
Etätiimin turvallinen salaisuuksien jakaminen ei vaadi suurta hanketta. Tarvitaan kartoitus, yksi sääntö työkalun valintaan, lyhyt käytäntö, jonka ihmiset muistavat ulkoa, työkalu siellä, missä tiimi jo työskentelee, ja suunnitelma niitä kahta tilannetta varten, joissa useimmat vuodot syntyvät: lähtöjä ja virheitä. Tässä on malli viidessä vaiheessa.
Vaihe 1: tiedä, mitä suojaat
Käytä tunti siihen, että listaat tiimin käsittelemät salaisuudet ja sen, missä kukin niistä on nyt. Useimmat tiimit löytävät samat asiat:
- Yhteiset tunnukset SaaS-palveluihin, jotka eivät tue kertakirjautumista (SSO) tai käyttäjäkohtaisia tilejä.
- API-avaimet ja tunnisteet maksu-, sähköposti-, pilvi- ja analytiikkapalveluihin.
- Infrastruktuurin kirjautumistiedot: tietokantojen salasanat, SSH-avaimet, julkaisuavaimet, allekirjoitusavaimet ja varmenteet.
- Palautuskoodit ja monivaiheisen tunnistautumisen varakoodit edellä mainituille tileille.
- Asiakkaiden toimittamat kirjautumistiedot, joita tukihenkilöt tarvitsevat tukipyynnön hoitamiseen.
Jäljitä jokaisen salaisuuden reitti sen luomisesta jokaiseen paikkaan, johon se on tallennettu tai lähetetty. Luettelo chat-ketjuista, henkilökohtaisista muistiinpanosovelluksista ja selainten salasanavarastoista on todellinen riskirekisteri, ja se on pidempi kuin kukaan odottaa.
Vaihe 2: yksi sääntö työkalun valintaan
Etätiimi tarvitsee kaksi työkalua ja yksinkertaisen säännön, jolla niiden välillä valitaan.
| Jos salaisuus | Käytä | Koska |
|---|---|---|
| On usean ihmisen toistuvassa käytössä | Tiimin salasanojen hallintaohjelmaa tai salaisuuksien hallintapalvelua | Nimetyt käyttöoikeudet, mitätöinti, vaihtaminen, monivaiheinen tunnistautuminen holviin |
| Luovutetaan yhdelle henkilölle kerran tai on väliaikainen | Kertakäyttöistä salaista linkkiä | Salataan selaimessa, tuhoutuu ensimmäisellä avauksella, viestiin ei jää mitään |
| Luetaan koodissa tai CI-ympäristössä | Alustan salaisuusvarastoa tai salaisuuksien hallintapalvelua | Ihmisen käsissä ei ole kopiota lainkaan |
Holvi on virallinen tietovarasto. Kertakäyttölinkki on siirtotapa kaikelle, mikä ei sovi holviin: alihankkijalle, joka ei koskaan pääse holviisi, uuden työntekijän ensimmäisen päivän kirjautumistiedoille tai väliaikaiselle ylläpitäjän salasanalle, jota kollega tarvitsee juuri nyt kello 2 yöllä omaa aikaansa. Opas salaiset linkit vai salasanojen hallintaohjelmat käsittelee rajatapaukset.
Kun arvioit kumpaa tahansa työkalua, kysy neljä kysymystä: missä salaus tapahtuu, kuka näkee tiedon selväkielisenä, mitä kirjataan lokiin ja voiko jaon mitätöidä? LinkPilotin salaisten linkkien vastaukset ovat: selaimessasi, kukaan muu kuin vastaanottaja, Pro-paketissa tarkastusloki ja kyllä, kunnes linkki avataan. Selainpuolen salauksen opas selittää, mitä selaimessa tehtävä salaus suojaa ja mitä ei.
Vaihe 3: kirjoita kolmen säännön käytäntö
Yksin ja epätavallisiin aikoihin työskentelevät ihmiset eivät lue pitkiä käytäntöjä. Kolme sääntöä kattaa suurimman osan riskistä:
- Salaisuudet eivät koskaan päädy chattiin, sähköpostiin, tukipyyntöihin tai dokumentteihin. Ei edes ”väliaikaisesti”. Ei edes, jos viesti poistetaan. Käytä holvia tai kertakäyttölinkkiä.
- Jokainen saa omat tunnukset, jos järjestelmä sen sallii, ja sellaiset käyttöoikeudet, joita hänen roolinsa vaatii. Yhteiset tunnukset säilytetään holvissa nimetyin käyttöoikeuksin, ei koskaan kiinnitetyssä viestissä.
- Jokaisella luovutuksella on vastuuhenkilö ja päättymispäivä. Salaisuuden jakaja kirjaa, kuka sen sai, miksi ja milloin pääsy päättyy, mutta ei kirjaa itse tietoa.
Tue sääntöjä monivaiheisella tunnistautumisella holvissa ja kaikilla tileillä, joilla voi luoda tai näyttää salaisuuksia, sekä laitteita koskevilla vaatimuksilla: koko levyn salaus, näytön lukitus eikä salaisuuksia henkilökohtaisissa muistiinpanosovelluksissa tai selaimeen synkronoiduissa salasanavarastoissa.
Vaihe 4: vie työkalu sinne, missä tiimi jo on
Käytäntö, joka vaatii uuden välilehden avaamista, häviää tottumukselle. Tuo turvallinen tapa chat-työkalun sisään.
- Asenna LinkPilotin Slack-sovellus.
/secretvastaa vain sinulle kertakäyttölinkillä, jonka voit julkaista kanavalla.--ttl 1h,6h,24htai7dasettaa voimassaoloajan, millä on merkitystä, kun vastaanottaja nukkuu. Pikatoiminto ”Send as secret link” pelastaa salasanan, jonka joku on jo liittänyt kanavalle, ja korvaa sen linkillä. - Aseta holvin selainlaajennus oletukseksi, jotta tiedon etsiminen holvista on helpompaa kuin sen kysyminen chatissa.
- Automatisoi, kun koodi tarvitsee salaisuuksia. CI ja julkaisut hakevat ne suoraan salaisuusvarastosta, joten yksikään kehittäjä ei kopioi tuotantoympäristön arvoa liittääkseen sen jonnekin.
Kun luovutus tapahtuu aikavyöhykkeiden yli, järjestys on tämä: luo linkki, jonka voimassaoloaika on 24 tuntia, lähetä se yhden rivin saatteella, lähetä käyttäjätunnus ja taustatiedot erillisessä viestissä ja pyydä vastaanottajaa vahvistamaan pääsy, kun hän on paikalla. Jos linkki näyttää avatulta, ennen kuin vastaanottaja on ehtinyt avata sen, vaihda tieto. Opas kirjautumistietojen luovutuksesta tiimien välillä kuvaa koko luovutusrutiinin.
Vaihe 5: varaudu lähtöihin ja vuotoihin
Useimmat vuodot syntyvät kahdessa tilanteessa: kun joku lähtee ja kun joku tekee virheen.
Lähdöt. Pidä tarkistuslista: poista henkilö holvista ja jokaisesta järjestelmästä, jossa hänellä on oma tili, vaihda kaikki yhteiset kirjautumistiedot, jotka hän on voinut nähdä, mitätöi hänen API-avaimensa ja istuntonsa ja tarkista, onko hänellä ollut salaisuuksia holvin ulkopuolella. Käy lista läpi samana päivänä, myös niiden alihankkijoiden kohdalla, joiden toimeksianto päättyy hiljaisesti.
Roolimuutokset. Siirto tiimistä toiseen on tarkistus, ei nollaus. Poista pääsy vanhan tiimin holvikokoelmiin ja kaikkeen tuotantoon liittyvään, jota henkilö ei enää käsittele.
Vuodot. Tee ilmoittamisesta helppoa ja syyllistämätöntä. Jos joku liitti avaimen väärälle kanavalle, hänen pitää pystyä kertomaan siitä yhdellä viestillä ja tietää, mitä sen jälkeen tapahtuu: vastuuhenkilö vaihtaa arvon, päivittää sitä käyttävät ajot ja tarkistaa kanavan vientihistorian. Ainoa huono lopputulos on vuoto, josta kukaan ei kerro.
Seuranta. Käy holvin käyttöloki ja salaisten linkkien tarkastuslokit läpi niin usein kuin tietojen arkaluonteisuus vaatii. Etsi epätavallisiin kellonaikoihin tehtyjä avauksia, pääsyjä odottamattomista paikoista ja jakoja, jotka eivät vastaa mitään kirjattua luovutusta.
Viisi vaihetta, kaksi työkalua ja kolme sääntöä. Etätiimi, jolla nämä ovat kunnossa, jakaa salaisuuksia turvallisemmin kuin useimmat toimistotiimit ovat koskaan jakaneet, koska prosessi ei riipu siitä, kuka sattuu istumaan lähellä.